Evaluación TDS, la herramienta que ayuda a optimizar y tener el control de los documentos de tu empresa

La Evaluación TDS combina una amplia experiencia en documentos con una comprensión de los flujos de trabajo específicos de la organización. En todos los casos, la meta es presentar soluciones que reduzcan tanto la complejidad como el costo.

En cualquier tipo de organización, el manejo de documentos es uno de los puntos más críticos.
En cualquier tipo de organización, el manejo de documentos es uno de los puntos más críticos. Cuartoscuro
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Una de las mayores complicaciones a las que se enfrentan empresas, organismos e instituciones de todo el mundo es el manejo de documentos. Tan solo en Estados Unidos, la documentación que se genera anualmente se cuenta en miles de millones de piezas, y pese a que esta es una complejidad de proporciones descomunales, muy pocas entidades dedican el tiempo a meditar en la forma de enfrentarla y, a la vez, ahorrar dinero, espacio y facilitar su gestión.

En cualquier tipo de organización, el manejo de documentos es uno de los puntos más críticos, pues, entre otros, su procesamiento es una labor delicada que involucra capital humano y espacio físico de almacenamiento, además de que se requiere un especial cuidado en la integridad de la documentación y la preservación de su seguridad, sin dejar de lado que la velocidad con que se pueda acceder a la información guardada es fundamental para cualquier tipo de institución.

Para enfrentar tal situación, la empresa japonesa Kyocera provee un servicio conocido como Total Document Solutions (TDS). Mediante un procedimiento que dura una hora llamado Evaluación TDS, la compañía genera un diagnóstico que ayuda a empresas, instituciones educativas, oficinas gubernamentales, negocios, organismos, etcétera, a identificar los retos de negocio que experimentan con sus documentos y optimizar su flujo de trabajo para reducir sus costos y aumentar la productividad y eficiencia.

La Evaluación TDS combina una amplia experiencia en documentos con una comprensión de los flujos de trabajo específicos de la organización. En todos los casos, la meta es presentar soluciones que reduzcan tanto la complejidad como el costo.

El diagnóstico se genera a partir de un primer paso fundamental que es escuchar al personal clave de la entidad para entender la forma en la que opera, así como los procesos relacionados con documentos. En esta evaluación también se examinan el hardware y software, así como los datos volumétricos, de energía y costos estimados.

En la mayoría de los casos, el examen descubre soluciones simples e intuitivas que mejoran la productividad y controlan los costos. De esta manera, la Evaluación TDS puede sugerir mejoras que las oficinas no habían considerado e introducir eficiencias tecnológicas que estas no sabían que eran posibles. Al final, el resultado se entrega en un informe que muestra exactamente qué procesos se pueden optimizar en el caso estudiado y cuánto dinero se puede ahorrar.

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