ADIMO, el arte de optimizar el entorno documental

Cuando se trabaja con un dispositivo inadecuado o con un hardware que no cumple con las necesidades de la empresa se merman considerablemente los recursos económicos y humanos de la oficina.

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En todo el mundo, en todas las oficinas o dependencias en donde exista equipo de cómputo, una de las mayores dificultades que se enfrentan es la elección adecuada de los dispositivos, recursos o hardware para lograr un flujo de trabajo óptimo.

Si pudiéramos echar un vistazo a instituciones, organismos, empresas o academias de inmediato nos daríamos cuenta de que el personal desperdicia tiempo que vale oro en labores muy sencillas como imprimir un documento, o bien, se gasta una inmensidad de recursos en imprimir documentos y, luego, procurar algún acomodo en archivo para su posterior uso.

En este sentido, es relevante resaltar que cuando se trabaja con un dispositivo inadecuado o con un hardware que no está a la altura de la empresa u oficina, los bienes que se pierden al final del día terminan por mermar de manera considerable los recursos económicos y humanos de dicha oficina.

Ante tal panorama, algunas empresa especializadas en tecnología han creado estrategias diversas para enfrentar el problema. Por ejemplo, la empresa Kyocera ha desarrollado un servicio conocido como Servicios Documentales Gestionados (MDS por sus siglas en inglés). Mediante un análisis cuidadoso de la estructura de una determinada oficina y sus necesidades, la compañía japonesa genera un programa detallado para solucionar los problemas existentes en esa oficina. Los resultados primordiales son la reducción de costos y la generación de beneficios de orden administrativo.

El objetivo del MDS es optimizar todo el proceso de producción de documentos, desde la digitalización y el archivo, hasta los flujos de trabajo, la seguridad y la reducción del impacto medioambiental.

Para satisfacer tal propósito, Kyocera MDS optimiza la gestión completa de los documentos en cinco fases flexibles y diseñadas cuidosamente para cada empresa. Las fases con las que la compañía japonesa optimiza el entorno documental de sus clientes se engloban en un concepto bautizado como ADIMO: análisis, diseño del plan de acción, implementación, manejo y optimización.

El proceso ADIMO busca garantizar un enfoque coherente con las necesidades de cada oficina mediante la identificación de sus retos de negocio para posteriormente implementar una solución y, así, mejorar su rendimiento general y reducir sus costes.

Las cinco fases

La fase de análisis de ADIMO consiste en realizar un informe que analiza los datos que proporcionan los sistemas de impresión de la oficina. En dicho informe se describen las mejoras que se pueden aplicar en sus flujos de trabajo, las áreas de reducción de residuos, del impacto ambiental y otros muchos puntos importantes en los que la empresa puede mejorar. Esta evaluación examina áreas críticas como las finanzas, los dispositivos y consumibles, los flujos de trabajo y los documentos en sus aristas de impresión, almacenamiento, gestión y distribución.

En la segunda fase, la de diseño, se traza una solución integral con el entorno de impresión específico que necesite la empresa evaluada. En esta se consideran su tamaño, presupuesto, objetivos y requisitos de desempeño. La solución consistirá en una combinación ideal de hardware, software y desarrollo de procesos para generar el máximo retorno de la inversión.

La fase de implementación radica en gestionar el proyecto con profesionales y técnicos que aseguran la mínima interrupción, desde la instalación hasta la formación de los usuarios. La prioridad de Kyocera MDS durante esta etapa es provocar el menor impacto en el día a día de la oficina, así como minimizar el tiempo de inactividad y cualquier riesgo.

La etapa de gestión implica el compromiso de Kyocera de ejecutar todo lo necesario sin problemas de mantenimiento ni de soporte. Incluye la reposición automática de los consumibles, así como la garantía de ofrecer un rendimiento óptimo, fiable y rentable.

Finalmente, en la fase de optimización se pretende mejorar el entorno de impresión y mejorarlo a través de la evaluación permanente y con informes y consultas. De esta manera, el negocio evaluado no se detendrá nunca, y tampoco lo harán su impresión ni sus documentos.

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