Llegó la hora de evolucionar de un servicio de impresión común a la Gestión Documental.
Esa hoja olvidada en la impresora significa más que un desperdicio de papel. Detrás de ella hay horas de trabajo invertidas, gastos en consumibles, energía eléctrica y, si lo pensamos a gran escala, esa hoja representa un daño a las finanzas de la organización y hasta a la ecología.
Hay avances en tecnología que nos parecen tan comunes que no les damos el valor que les corresponde. Los vemos tan cercanos que ya no los percibimos como ayuda a nuestras labores y damos por hecho que “ahí están”. Una de las áreas que más sufren de esta desvalorización es el área documental de nuestras organizaciones, y no sólo de manera interna, también por empresas que ofrecen servicios “profesionales” de impresión gestionada.
La información de las empresas, organizaciones y entidades de negocio no son únicamente papeles que se pueden volver a imprimir. Son la colección de documentos que representan el estado administrativo y financiero de nuestra organización en algún punto del tiempo, por lo que ya no basta con mejorar la forma en que se imprime o maneja esa información, sino que se requiere crear un acervo que dé prueba de la cultura organizacional de cada empresa.
La Gestión Documental, casi tan antigua como la escritura misma, nació a partir de la necesidad de crear un registro de transacciones legales, actos administrativos y comerciales que diera fe de los hechos.
Los Managed Document Services (Servicios De Gestión Documental) o MDS, optimizan todo el proceso de gestión documental no solo en la utilización de software y hardware, sino en el modo que se administra la información en su creación, almacenamiento y posterior recuperación.
La complejidad en la organización de dichas transacciones crece a medida que aumenta en volumen la información a operar. Los sistemas informáticos permiten hoy manejar la información de manera más eficaz que llevar un simple archivo o almacenamiento; es decir, se pueden ir documentando los procesos, filtrar la información por niveles de acceso y realizar búsquedas sofisticadas que permitan explotar información específica en momentos específicos sin dejar de lado los costos económicos y el impacto ambiental.
Implementar un MDS permite aumentar la eficiencia en flujos, procesos de trabajo y utilización de recursos que respondan a las políticas internas de la organización. Durante todo el proceso se pueden obtener métricas que descubran áreas de oportunidad y crear un proceso de mejora continua. Todo lo anterior resultará sin duda en beneficios económicos.
La empresa Kyocera ofrece cinco pasos a seguir para optimizar la Gestión Documental:
—Análisis
—Diseño
—Implementación
—Manejo
—Optimización
Las soluciones simples son las mejores: ADIMO
La implantación de un MDS requiere escuchar. El análisis necesita escuchar las necesidades de cada organización y entender la forma en que la operación se interrelaciona con documentos. El análisis dará como resultado una “fotografía” del estado actual que permita hacer propuestas de mejora en hardware, software, volumen de datos y costos en tiempo, energía y consumibles.
El análisis ADIMO se realiza por un área interdisciplinaria que verifica el estado actual de la gestión documental, verificando datos financieros para identificar en dónde existen gastos innecesarios, la vigencia y escalabilidad de la planta instalada de equipo de impresión y que los tipos de documentos sean manejados de acuerdo con las políticas y flujos de trabajo en consonancia con las necesidades de cada entidad, pues no son los mismos requerimientos para manejar fotos que contratos legales o planos arquitectónicos.
El diseño es el embajador silencioso de tu marca. Con base en el análisis ADIMO se propone un diseño que produzca resultados favorables a la empresa, creando una unión perfecta entre hardware y software que permita eficacia y prontitud en los procesos generales del entorno empresarial.
Un mismo traje no sirve para todos, tu empresa tampoco debe hacer trabajar sus procesos como lo hacen todos.
Implementar no es sinónimo de “instalar”. Es posible tener una buena implementación siguiendo el mapa del diseño, pero esa posibilidad se verá disminuida con la intervención de factores externos. Es decir, algo tan sencillo y tan recurrente como la falta de coordinación con proveedores puede echar abajo el plan de implementación.
La fase tres de ADIMO es vital, pues Kyocera acompaña a sus clientes antes y durante este proceso, en el cual crea planes de trabajo y contingencia, capacita a usuarios clave y, sobre todo, genera un ambiente claro de comunicación donde los involucrados sepan en todo momento sus responsabilidades y acciones a tomar ante alguna eventualidad.
La visión sin ejecución solo es una ilusión. El manejo de un MDS requiere de compartir la visión de negocio de la empresa y estar presente. De la mano del cliente y durante la operación, se crea un compromiso hacia dentro de la empresa para ofrecer un rendimiento óptimo, fiable y a largo plazo apoyando en el mantenimiento de la base instalada y monitoreo de recursos y consumibles. Esta acción permite que, mientras Kyocera apoya en la gestión documental, las empresas se enfoquen en la ejecución de sus planes de negocio.
La cualidad de un líder se refleja en las exigencias que pone a sí mismo. Optimización es la palabra clave. Los pasos anteriores de ADIMO abrirán nuevas oportunidades en la reducción de costos y niveles de carga de trabajo. Los requerimientos de cada empresa cambian para responder a un instante de tiempo y una detección temprana hace la diferencia en el mercado.
Pudiera parecer que es una necesidad exclusiva de grandes organizaciones, pero para empresas AAA no es una necesidad, sino una obligación. Para las pequeñas y medianas empresas un servicio MDS hará la diferencia a corto plazo y es un apoyo en su crecimiento.
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