Muchas empresas hacen grandes inversiones en equipos de impresión, la mayoría de las veces pensando exclusivamente en velocidad y calidad. Sin embargo, hay un alto riesgo detrás de esa decisión tan simple, el riesgo de la protección de datos e información, tanto privada como de la empresa.
Existen prácticas comunes para tomar información delicada de las empresas, desde la sustracción con un USB hasta el envío por servicios de mensajería no monitoreados, y actualmente muchas empresas están conscientes de la necesidad de contar con sistemas de seguridad física y lógica que impida el robo de información de esta manera.
Pero ¿qué pasa cuando se imprime información sensible? Esta información puede ser sustraída de manera que, una vez impresa, los sistemas informáticos no pueden detectarla.
Una impresión “olvidada” en la bandeja de salida de una impresora no solo es dinero perdido en insumos, energía y tiempo laboral. Las consecuencias pueden ser mayores, un catálogo de clientes o un reporte de ventas “olvidado” en una impresora puede terminar en manos de la competencia con resultados económicos desfavorables.
Estados de cuenta, nóminas, inversiones, informes médicos o legales son solo uno de los ejemplos de información que en las manos equivocadas pueden tener consecuencias catastróficas para cualquier negocio, de cualquier tamaño.
Afortunadamente, existe una solución preventiva a este problema de seguridad: la impresión privada.
Además de desincentivar el uso innecesario de papel o hacer impresiones que no necesariamente son relativas a actividades de la empresa, la impresión privada otorga un siguiente nivel de seguridad, donde quien imprime tiene que confirmar con una sencilla serie de pasos la impresión.
Para imprimir, el empleado debe estar físicamente presente en el momento de la impresión, lo que evita “olvidos”. Antes de proceder con la impresión se debe introducir una clave que solo el dueño de la información debe conocer y que permite a las empresas tener el control de qué se imprimió, cuándo y por quién.
La empresa japonesa Kyocera ha desarrollado equipos de impresión y multifuncionales provistos de impresión privada. Con esta característica, los documentos no quedarán a la vista de ojos extraños, solamente el propietario de la información podrá acceder y tener resguardo de ella.
Las necesidades de impresión en cada entidad de negocio son diferentes y la compra de equipo debe estar sustentada sobre necesidades actuales y adecuarse a requerimientos futuros. Contar con un equipo capaz de emitir las recomendaciones óptimas no es algo que todas las empresas tengan, por ello Kyocera ofrece la Evaluación TDS (Total Document Solution).
Una evaluación TDS puede prevenir gastos innecesarios en equipos inadecuados, además de prever, mediante la impresión privada, gastos en planes de contingencia para corregir las fugas de información.
¿Estás seguro de que nadie más ve tu información? Programa tu evaluación TDS y descúbrelo.
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