La gestión documental en formato digital es un gran beneficio para empresas de cualquier tamaño pues facilita a tus colaboradores disponibilidad y movilidad, pero ¿qué hay de la seguridad?
Tu información debe estar protegida por niveles de acceso y seguramente tus asesores tecnológicos te ayudarán a implementar el mejor esquema disponible para tus necesidades.
Aunque pueda ser correcto lo que te están ofreciendo en las soluciones de seguridad de acceso a la nube, tú puedes comprobar, siguiendo estas sencillas recomendaciones, los pasos principales de seguridad de tu gestión documental en la nube.
Certificados SSL
Lo primero que debes hacer es verificar que tu almacenamiento en la nube tiene un certificado SSL y es tan sencillo como ver que la dirección comienza con HTTPS.
Seguramente ya habrás visto que navegadores como Chrome tienen un “candadito” en la barra de direcciones del navegador y en caso de que el sitio que visites no sea seguro, te mostrará en rojo o con un mensaje de “no seguro” el sitio que visitas. Los certificados SSL (Secure Sockets Layer) validan que la información transmitida entre los servidores web y el navegador está encriptada para evitar que sea interferido por terceros que puedan robar la información.
Pon más atención a tus contraseñas
El primer riesgo de seguridad no solo en almacenamiento en la nube, sino en todos los sistemas informáticos es que los usuarios utilizan contraseñas débiles. Esto significa que la complejidad para “adivinarla” es mínima o nula. No es extraño que los usuarios por facilidad pongan su nombre, su cumpleaños o simplemente olviden utilizar contraseñas complejas, esto facilita un ataque y en consecuencia el robo de información.
Nunca utilices la misma contraseña para todos tus accesos y utiliza una combinación de letras mayúsculas y minúsculas, números y caracteres especiales. Si tu almacenamiento en la nube tiene la opción de verificación en dos pasos, utilízalo, pero sobre todo, no dejes escrita la contraseña a un costado de tus equipos.
Quién puede ver qué
Como mencionábamos antes, tus colaboradores deben tener acceso inmediato a las caretas y documentos almacenados en la nube, pero ¿quién está viendo qué?
Mantén un control adecuado de los accesos por nivel de privilegios y disponibilidad de los archivos, es primordial que sepas con claridad estos privilegios ya que así podrás otorgarlos y removerlos en caso de contingencia sin que tú mismo generes una brecha de seguridad que puede causar pérdidas a tu compañía.
Asesórate de un experto
Los pasos por verificar son sencillos, pero su implementación puede ser compleja para alguien con poco o nada de conocimiento tecnológico. Acércate a una consultora con experiencia y conocimiento en el tema, la japonesa Kyocera te ofrece una evaluación TDS gratuita que te asesorará para cubrir esas necesidades de almacenamiento en la nube para que estés y te sientas seguro.
