La ciencia de ordenar los archivos digitales
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La ciencia de ordenar los archivos digitales
Digitalizar tus documentos es una tarea sumamente importante, así como lo es tenerlos a la mano de la manera más fácil y rápida posible
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11 de febrero, 2019
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Muy bien. Al fin te decidiste a dar un gran paso tecnológico y has optado por digitalizar tus documentos. Claro, este es un gran avance, pues además de que ya no requerirás de un gran espacio físico para el archivo, tendrás los documentos a tu disposición más fácilmente y, sobre todo, ahorrarás muchos recursos económicos y ambientales, pues ya no será necesario que todo lo imprimas en papel.

Desde luego, no debes de perder de vista que digitalizar tu archivo revierte otras grandes ventajas para tu empresa, oficina o negocio, pues además de las ya enumeradas, ahora puedes preservar tus documentos de manera más segura y, además, puedes disponer de ellos de forma mucho más fácil y rápida.

Por tal razón es sumamente importante que, a la hora de guardar tu información en un servidor digital, tomes en cuenta algunas consideraciones que te ayudarán a localizarlos de manera pronta y eficaz. Al respecto, los expertos de la empresa japonesa Kyocera aseguran que, si empiezas a tener un hábito de orden, el flujo de trabajo mejorará notablemente y tus clientes estarán más seguros. Además, nos aportan las recomendaciones que enumeramos a continuación.

Establece la forma en que han de almacenarse los archivos digitales. Tu equipo de trabajo debe saber con precisión qué datos poner en el nombre del archivo, cuál será la nomenclatura y cómo se realiza el respaldo. Con una reglamentación clara en tu empresa, negocio u oficina la digitalización de documentos beneficiará el flujo de trabajo.

Utiliza nombres descriptivos. Entre más detalles incluyas será más fácil diferenciar los documentos y encontrarlos. Esto evitará que desperdicies tiempo revisando el contenido para hallar el correcto. Poner el tema, la empresa y la fecha es una buena forma de clasificarlos.

Pon la fecha de manera inversa. Comienza por el año, luego el mes y, al final, el día. De esta forma tendrás carpetas ordenadas de forma automática y el sistema de búsqueda será más sencillo. Recuerda que el orden es primordial al momento de archivar.

No olvides los respaldos de seguridad. A pesar de que existen respaldos automáticos en la nube, siempre es importante realizar copias en discos duros cada cierto tiempo. Así puedes evitar accidentes de pérdidas de información.

Utiliza las subcarpetas sin miedo. No temas a crear carpetas específicas, pues con estas lograrás que tu nube esté más ordenada y el equipo hallará lo que necesita sin apoyo de la persona que creó el archivo. El secreto de la buena administración de documentos está en los detalles.

Finalmente, no está de más mencionar que la capacitación de los colaboradores es muy importante. Los procesos de ordenado de archivo deben ser conocidos por todo el equipo, el cual debe aprender a utilizar los servidores para no cometer errores.

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