Hoy en día es de lo más común hallar un aparato multifuncional en las empresas, oficinas, negocios o instituciones. Este no es más que aquel equipo capaz de realizar varias tareas de modo simultáneo o no. Por ejemplo, máquinas que escanean, imprimen, fotocopian o envían faxes a la vez y que también son capaces de conectarse a wifi y a aplicaciones de gestión de documentos.
Pese a todas sus virtudes, no todas las instituciones educativas cuentan con uno de estos equipos. Es claro que cada industria tiene necesidades y demandas distintas. Sin embargo, cuando se habla de universidades, institutos, preparatorias, etcétera, lo primero que salta a la vista es que estas deben administrar una gran cantidad de documentos, y también clasificarlos de forma ordenada para los estudiantes y maestros.
Desde luego, contrario a lo que sucedía en antaño, este problema no se solucionará con un archivero gigante y estorboso en donde se guarde toda la información de los estudiantes.
En la actualidad lo idóneo es llevar a cabo una evolución tecnológica y disponer de herramientas digitales que permitan al organismo educativo cumplir con los estándares institucionales sin comprometer la privacidad de alumnos y maestros.
Además, es toral recordar que, tanto si se trata de una escuela de educación básica como de una superior, todas requieren ser eficientes, rápidas y seguras en el manejo de sus documentos.
Todo el mundo sabe que, como institución educativa, todos los planteles deben debes ser capaz de realizar tareas como compartir información entre posiciones administrativas y docentes, gestionar documentos de toda la institución, llevar un control del registro de admisión, y administrar documentos de ayuda financiera, como facturación, pagos y otros procesos administrativos.
Sin embargo, aunque parecen tareas muy fáciles, en la práctica resultan muy difíciles para aquellas instituciones que no han dado el paso a la evolución tecnológica.
Los expertos de la empresa Kyocera, líder mundial en gestión e impresión de documentos, brindan a continuación tres importantes recomendaciones cuya finalidad es conocer cómo lograr que esta lista de tareas al parecer complejas se realice con una inversión mínima de tiempo y esfuerzo mediante un equipo multifuncional.
- Provee tu equipo multifuncional de aplicaciones digitales. Claro que esta acción requiere de una inversión económica, pero una vez que hayas adoptado tecnología de aplicaciones, en tu institución todo será más eficiente, rápido accesible y seguro para el equipo de trabajo.
Recuerda que los equipos multifuncionales te permiten conectarte a la nube y a otras herramientas que cambiarán la forma en que se administran los documentos. Además, las aplicaciones te servirán para gestionar los documentos en la nube, hacer más eficiente el uso de los equipos, leer evaluaciones con círculos por marcas, administrar las impresiones desde su móvil y muchas tareas más.
- Mejora el acceso a estudiantes y maestros. Si trabajas en una escuela seguro sabes de la alta demanda de los equipos de impresión, no importa el nivel académico o el tamaño del plantel. Por ello, si inviertes en varios equipos multifuncionales no solo resolverás la demanda, sino que no tendrás que comprar tantos equipos para lograrlo, ya que este tipo de equipo es rápido y fácil de utilizar.
Además, ya no tendrás personas haciendo una fila para imprimir, copiar o escanear documentos; este proceso mejorará gracias a la velocidad de los equipos y las aplicaciones que los estudiantes o docentes utilicen. Tampoco necesitarán ir a la impresora para buscar el documento a imprimir, pues ya lo podrían buscar desde cualquier dispositivo y enviar a impresión.
- Modernízate para reducir costos. Cuando tienes equipos nuevos de impresión, más modernos y eficientes, tus procesos empiezan a ser más rápidos y toda la institución tiene una mejora en su flujo de trabajo.
Ello, desde luego, te hace ahorrar dinero, ya que tienes el control de quién puede imprimir a color, la conexión a la nube logra que se use mucho menos papel y puedes crear accesos separados para docentes, estudiantes y administradores.
Como consejo final los expertos recomiendan que cuando elijas los equipos multifuncionales para una institución educativa no te dejes llevar por los precios. Siempre busca que cubran las necesidades de los estudiantes, docentes y administradores sin dejar atrás el ahorro y la eficiencia.
