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¿Requieres mejorar los flujos de trabajo en tu empresa? Echa ojo a estas estrategias
Al mantener al día los procesos de trabajo se consigue que la empresa mejore sus tiempos.
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23 de septiembre, 2019
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Una de las razones primordiales que provocan que una empresa no crezca o que de plano fracase es que pierde recursos, tiempo y dinero por no atender o repetir errores que deberían prevenirse.

Regla general es que todos debemos aprender de los errores, y en las empresas ello puede lograrse si se ponen en marcha estrategias que involucren a todos los departamentos y colaboradores.

Y es que, como sabemos, toda empresa, negocio, fábrica, instituto o cualquier oficina tiene procesos y flujos de trabajo, pero muy pocos se dan a la tarea de documentarlos y evaluarlos de forma periódica.

Por ello, es necesario documentar los procesos de trabajo y compartir el informe con todos los colaboradores. Debemos asimilar que, al mantener los procesos y flujos al día, se consigue que la empresa mejore sus tiempos, pues las tareas estarán distribuidas de forma equitativa. De igual manera, se logra tener más control e información sobre cada paso de la compañía, lo cual ayuda a eliminar los obstáculos que limitan la productividad.

Empero, establecer estos procesos y mejorar los flujos de trabajo no es tarea sencilla. Ante ello, los expertos de la empresa Kyocera, líder mundial en gestión e impresión de documentos, nos comparten tres grandes estrategias para cumplir con tu objetivo de tener una empresa óptima y eficaz.

Mejorar los procesos del flujo de trabajo. El tiempo y pasos que toma esta estrategia depende del tamaño de la empresa. Aunque este punto requiere tiempo y conformar varios pasos, una vez que lo apliques tendrás procesos más ordenados y a un equipo capacitado para que el trabajo no se interrumpa.

  1. Designar a un líder de proyecto.
  2. Articular el equipo de trabajo. Cada área puede tener un comisionado.
  3. Registrar y guardar los procesos que se obtengan. Es sumamente importante que los informes sean preservados en línea para facilitar su distribución y consulta y asegurar el respaldo del documento.
  4. Recuperar todos los informes que alguna vez reflejaron el proceso o flujo de trabajo.
  5. Examinar con el equipo designado qué procesos deben ser documentados. Por ejemplo, es toral registrar la forma en que se genera una venta o cómo se integra un nuevo miembro a la empresa.
  6. Inquirir con los directores de área si los procesos que eligieron trabajar están completos o si consideran necesario agregar otros.
  7. Generar una lista de procesos a crear y escribir.
  8. Producir una lista de procesos existentes que requieren optimizarse.
  9. Armar un equipo que evalúe, edite y escriba los procesos de trabajo.
  10. Examinar lo generado con los comisionados de área. Deben dar el visto bueno o agregar lo que les parezca necesario.
  11. Registrar la fecha y guardar en línea los procesos que se trabajaron.
  12. Todos los comisionados de departamento deben comunicar a sus áreas que existen nuevos procesos y que están en línea para su consulta.
  13. Este trabajo puede tardar cuatro o más semanas. Es necesario poner atención en cada detalle y siempre hacer doble revisión con los comisionados de área para llegar a un consenso.

Instaurar métodos para examinar el desempeño de los procesos. Si no mides la eficiencia de tus procesos jamás sabrás qué necesitas mejorar en tu empresa. Establece objetivos en reducción de tiempos por tarea y así reconoce las fallas en los flujos o ejecutores del proceso.

Asimismo, es recomendable establecer metas de tareas por día o departamento. Ello te permitirá evaluar la eficiencia del flujo de trabajo. Desde luego, esta labor no puede realizarla una sola persona, es mejor incluir encargados por área que ayuden a que esa supervisión tome menos tiempo y se puedan detectar fallas desde diferentes perspectivas.

Utilizar las herramientas en línea. Ninguna estrategia para optimizar los procesos será exitosa si no se trabaja en equipo. Por ello es indispensable compartir la información de los flujos de trabajo en la nube. Si los colaboradores tienen acceso a los informes adquirirán un mayor compromiso con la empresa y para cumplir los procesos establecidos.

Además, las herramientas para la administración de proyectos en línea promueven el cumplimiento de tareas y generan mayor confianza entre el equipo de trabajo. Es una forma de dar seguimiento a responsabilidades, pero a la vez le das confianza al colaborador, ya que sus tiempos serán respetados y no recibirá más carga de trabajo del requerido.

 

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