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Protección de documentos y datos, una cuestión de equilibrio
Al invertir en una impresora o multifuncional para una empresa o negocio se deben priorizar las especificaciones más importantes y no el precio o cómo se verá en la oficina.
28 de octubre, 2019
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Proteger los documentos y datos de una empresa, negocio u oficina hoy en día es solo una cuestión de equilibrio.

Sobre todo cuando hablamos de equipos multifuncionales y de impresión, demasiados procesos de seguridad solo terminan complicando el trabajo. Y, si son pocos, terminan haciendo todo peor.

Las impresoras y equipos multifuncionales de Kyocera, líder mundial en gestión e impresión de documentos, ofrecen certificación de sobreescritura ISO, ethernet seguro y wifi, los cuales son estándares de encriptación que cumplen con los requisitos del Departamento de Defensa de Estados Unidos.

Las aplicaciones de Kyocera, además, permiten personalizar las estrategias de seguridad a la forma en que funcionan las empresas u oficinas. Y es que estas cumplen con los estándares HIPAA, mientras ofrecen una atención excepcional, protegen los datos personales de los clientes sin comprometer el servicio e implementan la funcionalidad de casi cualquier computadora portátil, tableta o teléfono. Y no sobra decir que los datos están protegidos con la metodología de cifrado SHA-2.

Kyocera también cuenta con uno de los mejores protocolos de fin de siglo en la industria sobreescribiendo por completo los discos duros para asegurarse de que la información confidencial sea eliminada totalmente.

Para Kyocera, proteger la infraestructura de datos y documentos significa equilibrar tecnología, proceso y protocolo. Por ello, los productos de la compañía japonesa permiten verificar identidad, controlar el acceso, mantener un seguimiento de uso, proteger fuentes de salida y cifrar datos, todo mientras se asegura de que el flujo de trabajo no se detenga.

Un ejemplo de las capacidades de seguridad de Kyocera es que elimina de manera fiable los datos residuales de todos los discos duros de los dispositivos tras cada operación de escaneado, copia o impresión. Los datos se eliminan según el procedimiento recomendado por la Agencia de seguridad de Estados Unidos.

Por esta serie de razones, cuando se va a invertir en una impresora o multifuncional para una empresa o negocio, se deben priorizar las especificaciones más importantes y no tanto el precio o el hecho de cómo se verá el equipo sobre un escritorio.

Claro, la impresora o multifuncional deben tener una buena capacidad de impresión, conexión a aplicaciones digitales y debe ser ecológicos, pero no debe olvidarse la seguridad que el equipo dará a los documentos. Por ello, deben tenerse en cuenta algunas características básicas para proteger la confidencialidad de los archivos.

Las impresoras de ahora pueden ofrecer mucho más que solo imprimir papeles. También tienen la capacidad de conectarse a internet y acceder a documentos en línea. ¿Pero qué tiene que ver esto con la seguridad? Si se posee esta conexión directa a documentos digitales habrá menos posibilidades de extravíos de papeles.

Asimismo, se hará más fácil administrar los documentos por carpeta y tener la información mucho mejor ordenada.

Seguro no se desea que la tinta sea usada para imprimir documentos personales o irrelevantes para la empresa, por eso es importante regular los accesos a los equipos de impresión. Sin embargo, la administración de permisos va mucho más allá del ahorro de tinta.

Si se tienen los archivos categorizados, los colaboradores podrán acceder solo a las carpetas que requieren y no tener disponible toda la información de la nube. El gran beneficio de poder hacerlo es que los documentos sensibles serán limitados a unos pocos y la filtración de información será menos probable.

Por otra parte, aunque usualmente son los equipos multifuncionales los que más permiten conectarse a aplicaciones comerciales, también es posible enlazar impresoras con estas soluciones tecnológicas.

¿Cómo ayuda eso a la seguridad de los documentos? Dependiendo de las funciones de la aplicación, permitirán satisfacer los puntos anteriormente mencionados y, así, tener mayor control sobre las impresiones.

Finalmente, cabe mencionar que ahora todo se hace desde los teléfonos celulares, lo que incluye las tareas de oficina. La importancia de tener esta opción es que, por ejemplo, si la persona responsable se encuentra de vacaciones o de viajes por negocio, no habrá impedimento para que sepa cómo están siendo usadas las impresoras y documentos.

Esta movilidad le dará más libertad y control sobre lo que sucede en la oficina; también le permitirá brindar acceso a documentos de emergencia o enviar a imprimir lo que necesiten en la oficina, sin necesidad de abrir la carpeta a todo el personal.

En resumen, una solución de seguridad total empieza con una solución total de documentos de Kyocera.

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