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¿Conectar tu teléfono con tu empresa? Es posible, y muy conveniente
En muchas empresas el teléfono inteligente no ha sido suficientemente aprovechado, pues aún no se atreven a conectarlo a aquellas funciones de oficina que facilitan el trabajo.
11 de noviembre, 2019
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Hoy en día prácticamente todos los colaboradores de empresas, negocios y oficinas utilizan un teléfono inteligente. Aunque la función primordial de un móvil es realizar llamadas, la tecnología en la actualidad permite que mediante este dispositivo se desempeñe una infinidad de actividades: revisar el correo electrónico, pagar cuentas, llegar a una dirección, comprar artículos y comida, solicitar servicios, leer noticias, escribir mensajes y un largo etcétera.

No obstante, en muchas empresas el teléfono no ha sido suficientemente aprovechado, pues aún no se atreven a conectarlo a aquellas funciones de oficina que facilitan el trabajo de manera determinante.

Aunque a simple vista pareciera que este cambio tecnológico resultaría difícil de adaptar entre los colabores de la empresa, no es del todo así, pues pensemos, sobre todo, en que el teléfono es un dispositivo con el que se interactúa permanentemente, por lo que aprender a manipular algunas nuevas aplicaciones resultará más fácil de lo que se piensa.

Los expertos de la empresa japonesa Kyocera, líder mundial en gestión e impresión de documentos, enumeran a continuación algunas de las razones primordiales por las que integrar el teléfono a la empresa puede cambiar el lugar de trabajo.

Colaborar a distancia con todos los colaboradores. Por ejemplo, si tu empresa cuenta con sucursales en varias partes del país o del mundo, el teléfono es una excelente herramienta para integrar a los equipos. Como el móvil tiene la ventaja de acompañar a las personas donde sea que estén, es posible contar con una comunicación más fluida sin importar horarios o lugares.

De la misma forma, en el teléfono se pueden descargar aplicaciones para mantener contacto con personas del área de ventas, agentes comerciales, repartidores, etcétera, quienes se mueven de un lugar a otro, sin que ello signifique problemas de acceso a información importante. Por ejemplo, si el vendedor desea consultar los servicios de la empresa, puede entrar en los documentos compartidos y obtener los datos que requiere.

Controlar la información de manera más efectiva. Si desde tu teléfono cuentas con acceso a archivos y documentos podrás darte cuenta de quiénes entran en estos y qué hacen con los materiales: imprimirlos, descargarlos, compartirlos, copiarlos. Por ello no necesitarás estar en una computadora todo el tiempo para controlar lo que sucede en tus archivos. Asimismo, puedes autorizar o denegar permisos de impresión o manipulación.

Es decir, la inmediatez que te brinda un teléfono celular puede ayudarte a detener una filtración de información, ya que puedes configurar alertas de seguridad que te ayudarán a actuar con antelación.

Optimizar el trabajo de los colaboradores. El móvil es como una extensión de nuestro cuerpo, así que lo llevamos a donde sea que vayamos. Tu equipo de trabajo siempre cargará con su celular, y si integras sus tareas en el teléfono, este pasará de ser una distracción a ser una herramienta para cumplir sus tareas de forma más eficaz.

Así, aunque el colaborador se encuentre en reuniones, podrá ser avisado de si necesitan de su apoyo en algo más importante y tendrá la facilidad de responder a un correo de urgencia sin estar en su escritorio. No se trata de invadir su vida, sino de que, cuando se encuentre en horario laboral, el móvil le funcione para cumplir con el ritmo de trabajo que se demanda.

Ahorrar papel y recursos. Si empiezas a instrumentar estrategias para que tu empresa sea más digital, entonces gastarás menos dinero en imprimir, ya que no necesitarás reunir una montaña de papeles para compartir la información. Incluso, se pueden obtener firmas de clientes desde un teléfono, lo que significa menos gasto de papel y de energía eléctrica. También, ya que puedes ver información desde tu móvil, no necesitas cargar con una computadora portátil y ni estar buscar siempre dónde cargar la batería.

Aunque los beneficios son muchos, no debes olvidar que, para hacer posible que el teléfono se convierta en una herramienta de trabajo, debes empezar por contratar a un asesor especializado que te brinde las soluciones digitales que buscas. Estas aplicaciones que conectan al equipo con la oficina deben ser especialmente diseñadas para brindarte seguridad y una correcta funcionalidad.

 

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