Gestión de datos: el núcleo de la transformación digital
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Gestión de datos: el núcleo de la transformación digital
Hacer un buen uso de los datos permite a las empresas aumentar las experiencias de los clientes, mejorar la toma de decisiones e innovar sus estrategias.
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16 de diciembre, 2019
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La predicción de la International Data Corporation (IDC), organismo especializado en investigación de mercados de tecnología de la información y consumo, es contundente: en 2025 el mundo habrá creado 160 billones de gigabytes de datos.

Aunque la cifra es impresionante, tiene una razón de ser bien fundamentada, pues hoy en día, cuando más que nunca se tiene acceso a infinidad de información cuando sea, donde sea y desde cualquier dispositivo, los usuarios están generando números descomunales de datos.

De acuerdo con los expertos, sin embargo, lo importante no es el volumen, sino lo que las compañías realizan con esos datos. Por ejemplo, aumentar las experiencias de los clientes, mejorar la toma de decisiones e innovar sus estrategias.

Justamente, la gestión de esos datos es el núcleo de la transformación digital. Además, en tanto que las empresas han notado que requieren de estos datos para competir en la economía digital, también comprenden que deben utilizarlos y gestionarlos de manera efectiva.

Esa es la razón por la que es indispensable que las empresas adopten soluciones completas de documentos que integren tanto hardware como software, pues, cuando hablamos de gestión de datos, la información o el contenido deben buscarse, recuperarse y juntarse de la manera más fácil posible. Claro, este aspecto es indispensable siempre y cuando la compañía desee lograr una verdadera transformación del negocio, incluido el aumento de la eficiencia y productividad.

Sin embargo, antes de dar el paso es necesario saber que la transformación digital no se logra en un abrir y cerrar de ojos. Esta es un proceso de cinco etapas en el que la empresa, según diagnostica la IDC, pasa de flujos de trabajo basados en papel a una estrategia inteligente, conectada y optimizada.

La International Data Corporation calcula que la mayoría de las organizaciones están afianzadas en la fase oportunista. Es decir, se encuentran en la etapa de escaneo y captura de documentos. No obstante, aunque en esta etapa los datos estén típicamente conectados a los sistemas de gestión de contenido y de almacenamiento, el flujo de trabajo aún es un proceso manual y no automatizado.

Por ello es importante insistir en que la evolución hacia la transformación digital requiere de una integración y automatización total. Ello significa tener las herramientas necesarias para digitalizar el contenido. 

Por ejemplo, soluciones como las impresoras multifuncionales con software de reconocimiento óptico de caracteres empiezan a dinamizar y simplificar los procesos tradicionales basados en papel. Al integrar este hardware a una solución de documentos basada en la nube, los negocios ponen más eficazmente el poder del contenido en las manos de los usuarios, lo que los ayuda a trabajar de forma más inteligente, eficaz y veloz.

Aquí es donde los objetivos de mayor productividad y eficiencia, así como de reducción de costos, comienzan a tomar forma. Veamos el ejemplo de una universidad, la cual ha invertido gran parte de su tiempo y mano de obra escaneando montañas de papeles que son importantes para sus alumnos. Cada vez que se escanea una hoja, incluso cuando se hace por lotes, el usuario debe ingresar el nombre del documento, asignarle un número de registro y elegir dónde almacenarlo.

No obstante, al emplear equipos multifuncionales que cuentan con reconocimiento óptico de caracteres, las universidades y escuelas pueden convertir automáticamente los documentos escaneados en texto editable. Como resultado, grandes lotes de papelerío son ahora rápidamente escaneados, accesibles, fáciles de buscar, y pueden ser cotejados.

Como se puede deducir, lograr el objetivo de la transformación digital ocurrirá solo cuando el equipo y el software se combinen correctamente. Por eso es toral echar una mirada a las impresoras, escáneres, copiadoras y máquinas de fax que se utilizan en toda la empresa y considerar su funcionalidad en pos de adecuarse a la nueva realidad tecnológica.

Más allá de plasmar tinta en papel, los verdaderos dispositivos multifuncionales de hardware con funciones de impresión, escaneo y correo electrónico pueden y deben servir como una rampa de acceso a la digitalización de datos. Una vez que estén en ese camino, las empresas podrán mejorar la toma de decisiones, innovar de manera más efectiva y brindar una excelente experiencia al usuario para un continuo crecimiento.

Kyocera, la empresa japonesa líder mundial en gestión e impresión de documentos, ofrece una gama de productos y servicios especialmente diseñados para ayudar a los negocios a mejorar su flujo y eficiencia de trabajo.

 

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