En el arranque de este 2020 nos hemos hecho varios propósitos que tienen que ver con la salud, la economía y la vida social. No obstante, aunque muchas veces nos proponemos aplicarnos más en el trabajo para obtener mejores resultados económicos y profesionales, pocas veces tenemos en cuenta que, para lograrlo, debemos optimizar el funcionamiento de nuestra oficina o empresa, pues sin las condiciones adecuadas difícilmente obtendremos los resultados deseados.

Plantearse metas como empresa es trabajar no solo en las ambiciones financieras, sino en las relacionadas con el bienestar y la productividad del equipo de trabajo y los colaboradores.

Los expertos de la empresa japonesa Kyocera, líder mundial en gestión e impresión de documentos, hoy nos ofrecen algunas ideas sobre cómo optimizar el trabajo en la oficina en este 2020.

EXAMINA EL FLUJO DE TRABAJO

Lo primero es conocer qué se necesita mejorar, pues no se trata de realizar cambios sin ton ni son. Lo ideal es evaluar el flujo de trabajo y, a partir de los resultados, realizar un diagnóstico sobre lo que sí y lo que no está funcionando. Con esta información en la mano puedes empezar un plan de optimización de procesos.

¿Cómo implementarlo? Revisa cada una de las tareas por áreas y detecta los tropiezos. También invierte en un asesor administrativo que cuente con una metodología y herramientas para detectar incluso los errores más pequeños en tus procesos laborales.

ADOPTA SOLUCIONES CORRECTAS

Realizar el diagnóstico anterior tiene la finalidad de hallar errores que deben corregirse. Una vez identificados los aspectos que necesitan mejorarse en el flujo de trabajo es el momento de encontrar soluciones. A veces pueden corregirse con los recursos existentes, pero también te encontrarás con problemas que necesitarán de ayuda externa.

En gran medida, la contratación de aplicaciones digitales es una opción para mejorar los procesos. Si el diagnóstico fue realizado por un asesor administrativo será más fácil conocer qué tipo de soluciones necesitas y adquirirlas a través del mismo asesor.

PRESERVA LA SALUD DE LOS COLABORADORES

Los actuales tiempos conllevan nuevas exigencias para el ambiente laboral. La estabilidad emocional debe tomarse con la importancia que merece y por eso es necesario que tu equipo se sienta seguro en su espacio de trabajo. La fórmula es sencilla: si tu colaborador está en un ambiente sano entonces te dará mejores resultados.

Empieza por darles la oportunidad de expresar sus preocupaciones sobre la empresa, realiza sesiones para saber qué les hace falta para sentirse mejor o implementa un programa de vida saludable como beneficio.

AÑO NUEVO, EQUIPO NUEVO

¿La impresora es un dolor de cabeza para tus colaboradores? Entonces invierte en un equipo multifuncional nuevo. Al hacerlo mejorarás la calidad del trabajo en tu empresa. Los problemas pequeños de todos los días debilitan la productividad de los colaboradores.

Considera, sin embargo, que hoy en día existe tecnología accesible y creada especialmente para tu industria, lo cual te quita muchos problemas “comunes” al momento de manejar documentos. Puedes obtener numerosos beneficios con la correcta administración de documentos en línea, ya que esto agilizará todos tus procesos y protegerá tus archivos importantes.

¿TRABAJAR DESDE CASA?

Cada vez hay más empresas que contratan personal extranjero, pero no de forma presencial, sino remota. Esto es posible gracias a las distintas herramientas de trabajo colaborativo, lo que también permite que más compañías den el beneficio de hacer “home office” a sus colaboradores.

No en todas las industrias o puestos se consiente esta modalidad, pero vale la pena considerar las ganancias que puedes obtener al ahorrar recursos y dar mayor flexibilidad a tus trabajadores.