Soluciones rápidas y rentables, con los expertos en tecnología de Kyocera
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Soluciones rápidas y rentables, con los expertos en tecnología de Kyocera
Kyocera, empresa líder mundial en impresión y gestión de documentos, ha desarrollado un sistema conocido como Servicios Documentales Gestionados.
Por Redacción Animal Político
27 de enero, 2020
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Cuando hablamos de incorporar tecnología a nuestro entorno de trabajo, llámese empresa, negocio u oficina, no nos referimos a dotar al personal de teléfonos celulares para estar comunicados o que sean fácilmente localizables. El concepto, más bien, va mucho más allá, e instrumentarlo requiere de asesores profesionales.

Incorporar tecnología quiere decir, en este caso en específico, adoptar soluciones digitales en nuestro espacio de trabajo. Sin embargo, para digitalizar las oficinas se requiere necesariamente de una inversión en equipos y capacitación, pues sin la guía adecuada terminarías solo cambiando las computadoras, con lo cual, desde luego, no obtendrás resultados satisfactorios.

Es decir, trabajar con asesores expertos en tecnología hará la diferencia.

Supongamos que a tu compañía le urge administrar los documentos en línea, pero la mayoría de los archivos no están en la nube. Quizá pensarás que, si ingresas todos los documentos en una computadora, tu problema se resolverá mágicamente. Nada más falso. ¿Sabes cuánto tiempo te tomará esa tarea? Mucho más de lo que imaginas. Por ello, requieres de un asesor tecnológico que te brinde las soluciones más rápidas y rentables para alcanzar tu meta.

Algunas de las principales razones por las que necesariamente debes contratar a un asesor tecnológico se enumeran a continuación:

Identificarás tu talón de Aquiles. Siempre creemos saber qué necesita nuestra empresa, pero nadie debería autodiagnosticarse. Lo mejor es que un experto tecnológico evalúe nuestros procesos y descubra dónde están las fallas.

No compres lo que no requieres. Cuando hacemos compras de tecnología por nuestra cuenta se puede caer en la adquisición de paquetes con funcionalidades que no necesitamos. Sin embargo, un experto seleccionará para ti las soluciones más específicas y realmente necesarias.

Te capacitarás en lo necesario. Una de las mayores ventajas de trabajar con asesores es que la mayoría puede ofrecer visitas a tu oficina para capacitar al personal. Este factor no solo influye en el uso de las soluciones tecnológicas, sino también logra que los colaboradores se sientan partes del cambio y se abran más a las nuevas herramientas digitales.

Evaluarán periódicamente las tecnologías adoptadas. Es muy probable que las soluciones que contrates hoy ya no funcionen en un mes. Pero, si contratas a un asesor, este se encargará de evaluar los resultados que estás obteniendo para hacer los cambios necesarios con más flexibilidad y eficiencia.

La asesoría nunca te faltará. Si trabajas con una empresa tecnológica, entonces cualquier cambio o consulta que tengas sobre la solución comprada será atendida por un equipo de expertos.

En este tenor no está de más recordar que, al elegir a tu asesor de tecnología, debes tomar en cuenta su experiencia con tu industria, casos de éxito y la personalización que te pueden brindar en el servicio.

Y es que para nadie es un secreto que tener al aliado indicado te llevará a aumentar la rentabilidad de tu empresa y a transformar tu oficina en la era digital.

 

EXPERIENCIA GARANTIZADA

La japonesa Kyocera, empresa líder mundial en impresión y gestión de documentos, ha desarrollado un sistema conocido como Servicios Documentales Gestionados (MDS, por sus siglas en inglés). Mediante un análisis cuidadoso de las necesidades y estructura de la oficina, empresa o negocio, genera un programa detallado para solucionar los problemas existentes en ese entorno.

Los resultados primordiales son la reducción de costos y la generación de beneficios de orden administrativo.

La meta del MDS es optimizar el proceso de producción de documentos, desde la digitalización y el archivo, hasta los flujos de trabajo, así como la seguridad y la reducción del impacto medioambiental.

Con el fin de satisfacer tal propósito, Kyocera MDS optimiza la gestión completa de los documentos en cinco fases flexibles diseñadas cuidosamente para cada empresa.

Las fases con las que la compañía japonesa optimiza el entorno documental de sus clientes se engloban en un concepto bautizado como ADIMO: análisis, diseño del plan de acción, implementación, manejo y optimización.

ADIMO busca garantizar un enfoque coherente con las necesidades de cada empresa mediante la identificación de sus retos de negocio para, posteriormente, implementar una solución y, así, mejorar su rendimiento general y reducir sus costos.

¿EN QUÉ CONSISTEN LAS FASES?

Primera. La fase de análisis de ADIMO consiste en realizar un informe que analiza los datos que proporcionan los sistemas de impresión de la oficina. En dicho informe se describen las mejoras que se pueden aplicar en sus flujos de trabajo, las áreas de reducción de residuos, del impacto ambiental y otros muchos puntos importantes en los que la empresa puede mejorar. Esta evaluación examina áreas críticas como las finanzas, los dispositivos y consumibles, los flujos de trabajo y los documentos en sus aristas de impresión, almacenamiento, gestión y distribución.

Segunda. En la fase de diseño se traza una solución integral con el entorno de impresión específico que necesite la empresa evaluada. En esta se consideran su tamaño, presupuesto, objetivos y requisitos de desempeño. La solución consistirá en una combinación ideal de hardware, software y desarrollo de procesos para generar el máximo retorno de la inversión.

Tercera. La fase de implementación radica en gestionar el proyecto con profesionales y técnicos que aseguran la mínima interrupción, desde la instalación hasta la formación de los usuarios. La prioridad de Kyocera MDS durante esta etapa es provocar el menor impacto en el día a día de la oficina, así como minimizar el tiempo de inactividad y cualquier riesgo.

Cuarta. La etapa de gestión implica el compromiso de Kyocera de ejecutar todo lo necesario sin problemas de mantenimiento ni de soporte. Incluye la reposición automática de los consumibles, así como la garantía de ofrecer un rendimiento óptimo, fiable y rentable.

Quinta. Finalmente, en la fase de optimización se pretende mejorar el entorno de impresión a través de la evaluación permanente y con informes y consultas. De esta manera, el negocio evaluado no se detendrá nunca, y tampoco lo harán su impresión ni sus documentos.

Sin embargo, los expertos de Kyocera te ayudarán no solo en la puesta en marcha de nuevas tecnologías, sino a crear planes de trabajo consistente.

Por ejemplo, en materia de gestión documental, Kyocera te ayudará a que tengas acceso a tus documentos en cualquier momento y lugar. Con las soluciones de impresión y en la nube de la empresa japonesa, tu información estará accesible de acuerdo con tus necesidades y privilegios de acceso.

Como proveedor total de soluciones en gestión documental, Kyocera te ofrece de manera gratuita una Evaluación TDS (Total Document Solution), con la que podrás determinar el estado actual de tu empresa y aplicar los beneficios que mejor se adapten a tus necesidades.

En el año que comienza tu empresa podría dar el salto tecnológico que tanto requiere. Kyocera compartirá tu visión y su equipo de expertos te asistirán en el proceso.

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