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¿Un flujo de trabajo cómodo? ¡Claro que es necesario!
Cuando los colaboradores cuentan con las herramientas correctas para que su flujo de trabajo sea ágil, realizan su trabajo de forma más óptima e inteligente.
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6 de enero, 2020
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Si no son fáciles y cómodas de usar, las herramientas comunes en empresas, oficinas y negocios se vuelven un dolor de cabeza en lugar de servir como aliadas. Imaginemos un escenario en donde la impresora se traba, una aplicación no se conecta y la internet es lenta. Desde luego, los hardware y software ineficaces conducen a la frustración y, en muchos casos, provocan que los empleados simplemente se desesperen y, por tanto, realicen mal su trabajo.

Desde luego, un trabajo mal hecho es lo último que desean las empresas. Al contrario, lo que se requiere es que los corporativos aprovechen la nueva economía digital, pero, para ello, sus colaboradores deben contar con equipos y soportes informáticos a la altura de la época.

Cuando los colaboradores cuentan con las herramientas correctas para que su flujo de trabajo sea ágil y cómodo realizan su trabajo de forma más óptima, dinámica e inteligente. Contar con experiencias de usuario óptimas también permite una colaboración perfecta con compañeros de trabajo y socios estratégicos, que incluyen la capacidad de compartir sin esfuerzo los documentos necesarios para tomar decisiones oportunas.

Como puede deducirse, si en el lugar de trabajo no se cuenta con un entorno de usuario intuitivo, coherente y deseable, la pérdida de objetivos comerciales podría ser inevitable.

En este sentido, los expertos advierten que las aplicaciones mal diseñadas y la falta de capacitación en general provocan que muchos empleados no estén motivados y no deseen impulsar la innovación y crecimiento que requieren las empresas exitosas.

Un estudio de Forrester Consulting, titulado “Digital, Disparate and Disengaged”, halló que solo el 26 por ciento de los trabajadores de la información dicen que sus empresas les proporcionan las herramientas necesarias para colaborar de manera efectiva. Además, encontró que mantener comprometidos a todos los participantes es un problema común, y que los trabajadores remotos son aún más susceptibles a sentirse desconectados.

Ante ello, los expertos de la empresa japonesa Kyocera, líder mundial en gestión e impresión de documentos, recomiendan que las organizaciones mejoren la experiencia del usuario para habilitar el entorno innovador y de colaboración. Pero ¿cómo debe ser una experiencia de usuario óptima? ¿Cómo se logra? A continuación, algunas consideraciones especiales.

Descubrir los problemas. La mejor manera de brindar a los usuarios la experiencia que desean es descubrir los problemas a través de un análisis del flujo de trabajo. Un examen bien estructurado hallará áreas de oportunidad y servirá de base para las inversiones.

Flujo de trabajo fácil. Todas las herramientas, así sean las más poderosas, carecen de sentido si la interfaz es demasiado compleja o requiere demasiados pasos para que los empleados puedan realizar las tareas necesarias. Por ello, es fundamental que la experiencia del usuario se distinga por su facilidad para desempeñarse.

Centrarse en la integración. Cuando una solución incluye grupos de herramientas o sistemas de negocios, se agilizan los procesos en las actividades diarias de los colaboradores, permitiéndoles realinear los esfuerzos hacia objetivos comerciales como la innovación. La clave del éxito aquí es encontrar soluciones que se centren en la integración. Por ejemplo, con los documentos de trabajo se debe hacer uso de tecnología que permita compartir archivos en una variedad de plataformas.

Como proveedor integral de soluciones de documentos, Kyocera ofrece una amplia cartera de servicios para agilizar la gestión de resultados. Además, cuenta con estrategias y metodologías que permiten a las organizaciones administrar, optimizar y reducir los costos de documentos de manera continua y, a la vez, convertir los flujos de trabajo de datos y archivos complejos en procesos simples y eficientes.

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