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Transfórmate digitalmente y ahorra papel y recursos
Los expertos de Kyocera, líder mundial en impresión y gestión de documentos, aconsejan algunas técnicas que podrías poner en marcha.
Por Redacción Animal Político
3 de febrero, 2020
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Imagina estos tres tipos de oficina: un bufete de abogados, un consultorio médico y el despacho de un contador. El común denominador en estas oficinas, al igual que sucede en miles de empresas y negocios, son las montañas de papel.

Para nadie es un secreto que los archivos de papel son tan esenciales para las oficinas como lo son la Constitución, el estetoscopio, la calculadora y cualquier otra herramienta de trabajo. ¿Pero qué clase de información se guarda en esos papeles? La lista es interminable: casos por resolver, reglamentos, historiales médicos, facturas, comprobantes, datos personales, recibos, cartas, nóminas, información de proveedores y clientes.

Por tal razón, para toda oficina, empresa o negocio es primordial tener toda esa información cuando, donde y como la necesiten. Sin embargo, generar y manejar todos esos archivos es una tarea compleja y, muchas veces, ineficiente. No por nada los colaboradores pasan gran parte de su tiempo en esas labores administrativas.

De este modo, ¿cómo controlar el volumen de papel y cómo, a la vez, mantenerse al corriente de todo? La respuesta es mejorando el manejo de documentos. Al hacerlo correctamente se ahorrará tiempo, se mejorará el trato con los clientes y todo se preservará de manera ordenada.

Los expertos de la empresa japonesa Kyocera, líder mundial en impresión y gestión de documentos, aconsejan algunas técnicas que podrías poner en marcha.

Seguridad en la impresora. En toda empresa existen reglas. Una de las más importantes es que está prohibido dejar información sensible en la salida de una impresora de uso común. No obstante, hacer que los usuarios tengan que caminar un largo trayecto para llegar a una impresora segura es una pérdida de tiempo. Para eso existen aplicaciones que guardan los documentos de forma segura y los liberan en una impresora solo cuando el usuario cuenta con la autenticación. Las mejores y más flexibles aplicaciones permiten que se liberen todas las impresoras autorizadas, lo que ahorra tiempo, recursos y esfuerzo.

Adiós a las máquinas obsoletas. Usar dispositivos como faxes, escáneres y copiadoras hoy ya no tiene sentido. Ocupan demasiado espacio y generan más trabajo al área de mantenimiento. En contraparte, una buena impresora multifuncional puede escanear páginas muy rápido, eliminar automáticamente las páginas en blanco y manejar faxes mejor que un fax. En pocas palabras, hacer más, con menos.

Modernizar los permisos de la impresora. En una gran cantidad de organizaciones se ha dejado de usar códigos PIN para permisos de impresoras y los han reemplazado con credenciales específicas para cada equipo. Sin embargo, este nuevo método no es muy seguro si no hay un sistema automatizado para revocar credenciales cuando las personas dejan su trabajo. El manejo centralizado de credenciales e identidad, a través de una amplia gama de servicios, es más eficiente y más efectivo para quitar derechos de impresión en el momento preciso.

Acorta los derechos de impresión. Una forma simple de optimizar el trabajo es recortar el tiempo y recursos gastados en la impresión de documentos; empieza por dificultar el uso de la impresora. Una buena política de red bloquea o impide la impresión según el tipo de documento o la aplicación. De esta manera evitarás, por ejemplo, que los colaboradores impriman documentos personales o ajenos a la empresa.

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