Administrar tus documentos óptimamente es más fácil de lo que piensas
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Administrar tus documentos óptimamente es más fácil de lo que piensas
Con las herramientas digitales necesarias, prácticamente es posible trabajar desde cualquier sitio y dispositivo.
23 de marzo, 2020
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Una de las mayores ventajas que hoy en día brinda la tecnología es que, con las herramientas digitales necesarias, prácticamente es posible trabajar desde cualquier sitio y dispositivo. Una de ellas, desde luego, es guardar en línea tus documentos y archivos para que los tengas a la mano cuando sea necesario.

En este sentido, es importante resaltar que, al decidirse a utilizar una herramienta para administrar documentos en línea, las empresas, negocios u oficinas deben examinar previamente cuál solución elegir y cómo sacarle el mayor provecho. Y es que la gestión de archivos virtuales va más allá de subirlos en la nube, pues también es una forma de tener una oficina más eficiente y mantener un mayor control de la información.

Los expertos de la empresa japonesa Kyocera, líder mundial en impresión y gestión de documentos, ofrecen a continuación algunas recomendaciones para que toda entidad o compañía aproveche al máximo su inversión y consiga grandes beneficios de rentabilidad.

  1. Que tu equipo utilice las herramientas. Si tus colaboradores no usan de forma correcta las herramientas digitales, muy difícilmente obtendrás buenos resultados con la gestión de documentos en línea. Si el equipo no recibe la capacitación suficiente en tecnología terminará por no usarla y seguirá utilizando sus antiguas y obsoletas formas de trabajo. Por ello es necesario comprender al colaborador y crear un plan de capacitación que lo haga sentir cómodo y seguro.
  2. Sincroniza todos los dispositivos. Un beneficio enorme de gestionar los documentos en línea es que todos los dispositivos de la oficina o empresa se pueden sincronizar. Computadoras, teléfonos y tabletas electrónicas estarán conectados y lograrán que los flujos de trabajo se optimicen en toda la compañía. Del mismo modo, tus impresoras multifuncionales pueden administrarse desde todos los dispositivos con una regulación de permisos para que cada colaborador acceda a los documentos o equipos.
  3. Te ahorrarás mucho papel y dinero. Al aprovechar los beneficios de la gestión de documentos en línea también ahorrarás mucho papel en la oficina, pues al estar disponibles en la nube en todo momento no será necesario que los imprimas. Además, al sensibilizarse con la causa ambiental, los colaboradores querrán utilizar las herramientas tecnológicas para evitar el uso innecesario de papel.
  4. Todo guárdalo en la nube. Obtendrás todos los beneficios de administrar tus documentos en línea solo si tienes todos los archivos de la empresa guardados en la nube. Es necesario digitalizar todos los documentos para que tus procesos sean eficientes, y esto incluye la información que guardas desde hace años. En una empresa, se puede presentar la situación en que un cliente antiguo necesita revisar su historial y es en ese momento agradecerás que todos tus archivos estén digitalizados.
  5. Que un asesor en soluciones tecnológicas te apoye. Parte del éxito de adoptar esta solución está relacionado con la calidad de tu asesor tecnológico. Un buen proveedor debe diagnosticar tus problemas administrativos y ofrecerte las aplicaciones que más se adapten a tus procesos. Además, debe ser capaz de acompañarte en el proceso de adaptación y proveer todos los equipos que necesitas para implementar una óptima gestión de documentos en línea.
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