Una de las normas fundamentales para que una empresa, negocio u oficina sea completamente rentable es que, de manera periódica, se evalúen sus procesos y flujo de trabajo. La experiencia indica que evadir este peritaje resultará a mediano plazo en pérdida de dinero, tiempo y recursos, pues si en el método de trabajo existe un error que no se ha detectado, este se repite infinitamente con sus previsibles consecuencias.
Justamente, la evaluación de los flujos de trabajo tiene como propósito detectar y corregir los errores, una labor en la que deben participar todos los departamentos y colaboradores. Además, esta práctica ayuda a que los métodos y procedimientos se mantengan al día y que tu empresa mejore su tiempo al distribuir las tareas de forma equitativa.
De acuerdo con los expertos de Kyocera, empresa japonesa líder en impresión y gestión de documentos, revisar los procesos en la empresa, negocio u oficina requiere de dedicación y conocimiento, pero una vez que se aplica se logra obtener métodos de trabajo más ordenados y un equipo capacitado para dar continuidad al flujo.
En este sentido, Kyocera comparte los siguientes pasos, los cuales pueden practicarse tanto en empresas pequeñas como en medianas.
- Elige un líder de proyecto.
- Conforma tu equipo de trabajo; puede estar compuesto por un representante por área.
- Determina dónde quedarán registrados los procesos que se obtengan. Te recomendamos manejar documentos en línea para así facilitar su distribución y asegurar el respaldo de la información.
- Reúne todos los documentos que alguna vez reflejaron el proceso o flujo de trabajo existente.
- Examina con el equipo designado cuáles procesos deberían ser documentados. Puede ser la forma en que generan un producto de mercadotecnia o cómo se integra una nueva persona al equipo.
- Pregunta con los directores de área si los procesos que eligieron trabajar están completos o si consideran importante agregar otros.
- Genera una lista de procesos a crear y escribir.
- Instaura una lista de procesos existentes que necesitan mejorarse.
- Concibe un equipo para evaluar, editar y escribir los procesos de trabajo.
- Evalúa lo creado con líderes de área para que den el visto bueno o agreguen lo que les parece pertinente.
- Asienta la fecha y guarda, preferiblemente en línea, los procesos que se trabajaron.
- Todos los líderes de departamento deben comunicar a sus equipos que existen nuevos procesos y que están disponible como documentos en línea para su uso.
Los especialistas de Kyocera calculan que todo este trabajo puede realizar en un mes o poco más. También exponen que debe ponerse atención a los detalles y siempre hacer doble revisión con las personas encargadas de cada área hasta alcanzar un consenso.
Asimismo, recomiendan el uso de aplicaciones digitales para administrar proyectos. Debido a que la colaboración es clave al momento de mejorar los procesos, es conveniente compartir la información de los flujos de trabajo en la nube. Y es que, si se da acceso a los colaboradores, ellos sentirán un mayor compromiso con la empresa y en cumplir los procesos que han sido establecidos.
Las aplicaciones para la administración de proyectos en línea promueven el cumplimiento de tareas y generan mayor confianza entre el equipo de trabajo. Es una forma de darle seguimiento a las responsabilidades, pero a la vez se le da confianza al colaborador, ya que sus tiempos serán respetados y no recibirá más carga de trabajo del requerido.
Si ejecutas estas técnicas en tu empresa o negocio empezarás a ver cómo van mejorando tus procesos y flujo de trabajo. Si se trabaja en equipo y a este se le da la importancia necesaria, todos podrán sentir los cambios positivos en cada ajuste que se realice.
