Cuatro pasos para administrar óptimamente los datos de tus clientes
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Cuatro pasos para administrar óptimamente los datos de tus clientes
Kyocera, líder mundial en impresión y gestión de documentos, presentan cuatro recomendaciones fundamentales para lograrlo.
Por Redacción Animal Político
6 de abril, 2020
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Si se trata de la información que tiene que ver con tus clientes, lo más importante es que esta se preserve en archivos ordenados, seguros y disponibles en cualquier hora y lugar.

Como es sabido, en toda empresa, negocio u oficina la administración de datos tanto confidenciales como públicos es una de las piezas más relevantes del mosaico laboral, y sin importar la industria o giro, esta información debe manejarse correctamente.

Aunque el manejo apropiado de los datos no es tan fácil como parece, existen herramientas fundamentales que te ayudarán a gestionar esta información y que te permitirán tener un mejor desempeño con tu cliente.

De la misma manera, con estas soluciones digitales lograrás un mejor rendimiento entre tus colaboradores, pues al mejorar la gestión de datos ellos podrán hacer un mejor trabajo de forma más óptima.

Los expertos de la empresa japonesa Kyocera, líder mundial en impresión y gestión de documentos, presentan a continuación cuatro recomendaciones fundamentales para lograrlo.

 Un sistema de gestión digital no debe faltar. Contar con una plataforma de gestión digital es primordial para tener toda la información en un solo lugar. Ahí puedes saber el estado de tus contactos y su evolución. Del mismo modo, es una forma de dar seguimiento a la productividad de tu equipo y darte cuenta del cumplimiento de objetivos. En este caso, la base de datos de tus clientes se irá alimentando con toda acción que realicen ellos o tus colaboradores. Te permite mantener actualizados todos los datos y administrarlos cuando quieras.

Preserva los datos con soluciones digitales. No es lo mismo darle seguimiento al desarrollo de tus clientes guardando sus datos, que almacenar archivos de alta sensibilidad o permanentes. Usualmente, se utilizaría un cuarto con miles de cajones para almacenar esos papeles, pero eso significa tomar una parte de tu oficina y contratar personal solo para ordenar y localizarlos. También se gastaría demasiado tiempo buscando en cada cajón el documento que necesitas, a pesar de que estén ordenados de forma adecuada. Es un tiempo que significa un desperdicio de dinero para tu empresa y el desgaste de tus trabajadores y de tus recursos en papel. 

Sin embargo, si digitalizas tu empresa y guardas la información de clientes (y compañía) en un servicio de nube, se hará mucho más fácil archivar los datos y acceder a ellos sin perder tiempo ni recursos. Además, puedes regular los accesos de los colaboradores a cada archivo y, de esta manera, mantener segura tu información.

Orden y organización son vitales. De ninguna forma puedes restarle atención a la organización de los datos de tus clientes. Y más cuando tenerlos guardados en la nube facilita su correcta gestión. Si tienes los datos digitalizados, pero no están ordenados de forma correcta, lo único que harás es perderlos o desperdiciar tiempo en encontrarlos. Así que capacita a todo tu equipo para que lo hagan de forma correcta. Ello te ahorrará tiempo y aportará a que tus clientes se sientan más seguros contigo.

La información debe ser respaldada en todo momento. Aunque la nube es segura, debes tomar medidas de seguridad digitales para no exponer la información de tu empresa y clientes. Una de estas es hacer un respaldo constante en un disco duro, ya que cualquier falla del sistema puede parcialmente exponer o borrar la información. Aunque sea poco probable que suceda, lo mejor es prevenirlo. 

Consejo final: no olvides que los datos son el futuro de la tecnología. Se sabe que para el futuro será el valor más grande para las compañías, así que utiliza todas las herramientas a tu disposición para recopilar y gestionar de forma efectiva esta información y usarla a tu favor.

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