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10 funciones de Excel "que todos deberíamos aprender", según la Universidad de Harvard
Usar una hoja de cálculo puede parecer una tarea tediosa, pero es importante conocer las fórmulas adecuadas para ganar tiempo y ser más productivos. Estas son las que recomienda la Universidad de Oxford.
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8 de abril, 2019
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Rellenar un Excel puede parecer lo más tedioso y aburrido del mundo. Sin embargo, el sistema de hojas de cálculo que lanzó Microsoft a finales de los 80 puede ser mucho más interesante y útil de lo que muchos imaginan.

Según la prestigiosa Universidad de Harvard (en Massachusetts, EE.UU.), 10 de las 500 funciones que ofrece el programa son básicas y necesarias, y “todos deberíamos aprenderlas”.

La institución educativa destacó en su sitio web Harvard Business Review que 750 millones de personas trabajan a diario para mantener Excel actualizado, y que el producto de Microsoft se destaca de otras aplicaciones de cálculo.

“Llevamos una década enseñando y probando Microsoft Excel”, se lee en la revista digital. “Una encuesta que elaboramos a varios empleados de oficina sugiere que pasamos más de un 10% de nuestra vida laboral haciendo hojas de cálculo”.

“Para quienes trabajan en investigación y desarrollo o finanzas, esa cifra se eleva al 30%, unas 2,5 horas al día”.

El problema es que no todos ellos son igual de buenos a la hora de manejar las hojas de cálculo o conocen las fórmulas básicas.

A continuación, te mostramos un decálogo de funciones Excel que la Universidad de Harvard considera “especialmente fáciles de aprender” (necesitas unas dos horas en total) y que “pueden marcar la diferencia” a la hora de “ahorrar tiempo y mejorar la productividad”.

1. Pegado especial (10 minutos de aprendizaje)

Excel permite copiar toda la información de una selección de celdas y pegar los datos en otras celdas especificadas, pero puedes utilizar una opción llamada “pegado especial” para pegar la información de otra manera.

El pegado especial sirve para que puedas elegir qué elementos copias y cuáles no. De esa manera evitas copiar formatos o fórmulas indeseadas.

¿Cómo ejecutarlo?: cuando copies lo que hay en tu celda (Ctr+C) pulsa Ctrl+Alt+V para hacer un pegado especial y selecciona lo que quieres copiar. Alt+E+S+V es el comando para pegar esos elementos. También puedes usar el menú desplegable y elegir la opción en el cuadro de diálogo.

2. Insertar varias filas (2 minutos)

A veces, necesitas añadir varias filas de vez a una tabla, y hacerlo una por una no siempre es lo más práctico. Esta función agiliza la tarea.

¿Cómo ejecutarlo?: usando un atajo del teclado (Ctrl, shift, +) selecciona el número de filas que quieres agregar y haz clic en el botón derecho para insertadas. También puedes usar el comando “Insertar filas de hoja”, siempre y cuando selecciones antes las filas que vas a añadir.

3. Relleno rápido (30 minutos)

“El relleno rápido (Flash Fill en inglés) es como magia y puede usarse en diferentes situaciones”, se lee en la Harvard Business Review. “Es un ahorro de tiempo fantástico cuando necesitas ingresar o cambiar muchos datos de forma rápida y precisa; es un método asombroso”.

Se trata de un sistema que le permite a Excel aprender ciertas cosas del trabajo que haces e identificar patrones para completar algunas celdas, rellenándolas automáticamente.

Por ejemplo, sugiere un nombre completo si pones nombres y apellidos en dos columnas diferentes, o permite separarlos si los pones juntos.

¿Cómo ejecutarlo?: debes pulsar Ctrl + E, o ir a la pestaña de “Datos” y activar “Relleno Rápido”. Si no te aparece esa opción, prueba en “Avanzado” y “Relleno Rápido Automático”, dice Microsoft Office en su página de ayuda.

4. Índice y coincidir (45 minutos)

“Índice” y “Coincidir” se usan ampliamente en Excel para realizar búsquedas complejas. Por separado no son demasiado interesantes, pero cuando las combinas se aprecia su poder, dicen los especialistas de Harvard.

Ambas permiten extraer datos y valores concretos que necesitas de grandes hojas de cálculo, de manera que “una tarea tediosa y rutinaria resulte rápida y sencilla”, explican desde la universidad.

Este método requiere un poco más de tiempo (y paciencia) para aprenderlo, pero te permitirá ser mucho más veloz a la hora de buscar ciertos datos.

¿Cómo ejecutarlo?: “Índice” tiene dos sintaxis: matricial y de referencia. La primera (matriz; núm_fila; ) sirve para hacer búsquedas. “Coincidir”(valor_buscado,matriz_de_busqueda;) se utiliza para encontrar la posición de un valor en una lista.

5. Suma rápida (2 minutos)

Según Harvard, esta es una de las primeras funciones que seguramente aprendiste en Excel: cómo sumar una fila o columna. Pero, ¿sabías que puedes seleccionar la celda al final de una fila o columna en apenas unos segundos?

¿Cómo ejecutarlo?: Selecciona la celda y haz clic en Ctrl + Shift + = para activar la función. Equivale a “Autosuma”.

6. CTRL Z / CTRL Y (1 minuto)

Probablemente ya sepas que el Ctrl + Z se usa para revertir errores. Pues bien, existe otra opción para recuperar lo que borraste: el comando Ctrl + Y.

Es como un pase gratuito que te salva de cualquier problema, dice la universidad estadounidense.

¿Cómo ejecutarlo?: muy fácil: pulsa Ctrl + Y para revertir cualquier “error” que eliminaste con Ctrl + Z.

7. Eliminar duplicados (10 minutos)

Esta fórmula es sencilla y rápida de usar. Obviamente, sirve para lo que uno esperaría: eliminar valores que se repitan en cualquier conjunto de datos en Excel.

La Universidad de Harvard recomienda colocar en otra hoja lo que desees borrar. El sistema deja por defecto el primer valor que aparece en la tabla.

¿Cómo ejecutarlo?:seleccionar la tabla, ve a la pestaña “Datos” de Excel y haz clic en “Quitar Duplicados”. El programa te preguntará a qué columna le aplicarás ese cambio.

8. Congelar paneles (15 minutos)

Inmovilizar filas y columnas puede servir para contrastar datos que tienes lejos de otros en la hoja de cálculo. Al hacerlo, los verás en la pantalla cuando navegues por ella.

¿Cómo ejecutarlo?: elige la parte de la hoja de cálculo que quieres congelar y haz clic en el menú “vista” o “visualización”. Después selecciona “inmovilizar fila superior” e “inmovilizar columna”, haciendo clic en lo que quieras congelar.

9 F4 (10 minutos)

F4 tiene dos funciones específicas en Excel: crear una referencia absoluta y repetir tu acción o comando más reciente.

¿Cómo ejecutarlo?: sencillamente, pulsa F4 cuando quieras hacer una de esas dos cosas. La mayoría de las veces repetirá la última acción. Si presionas la tecla mientras tienes resaltada una celda con una fórmula, te dará opciones de posibles referencias.

10 Ctrl + flechas (5 minutos)

Esta opción es especialmente práctica para grandes bases de datos, pues permite acceder a la última cifra en cuestión de segundos, sin pasear por toda la tabla de forma manual.

¿Cómo ejecutarlo?: ejecuta el comando con Ctrl + Abajo para llegar al final de documento, o desplázate por él con las flechas. También te servirá para seleccionar datos en segundos y maximizar tu productividad.


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Cuartoscuro
Programas sociales de AMLO no ayudan a erradicar la desigualdad: IMCO
Tras analizar 10 programas sociales que fueron modificados o eliminados el IMCO encontró que las reglas de operación no garantizan acabar con la desigualdad de sus beneficiarios.
Cuartoscuro
4 de junio, 2019
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Los cambios a los programas sociales hechos por el gobierno de Andrés Manuel López Obrador no han funcionado para reducir los niveles desigualdad que imperan en el país.

Lo anterior se comprobó con un diagnóstico realizado a 10 programas sociales por el Instituto Mexicano para la Competitividad (IMCO). Como resultado se encontró que cuatro de éstos fueron eliminados; dos se encuentran en riesgo de desaparecer y sin reglas de operación; y el resto no tienen reglas claras o solo se les dio un ingreso adicional, asumiendo que con ello sería suficiente para mejorarlos.

Leer: Violencia, corrupción, desigualdad: lo que debe atender el Plan Nacional de Desarrollo, según los mexicanos

Los cambios no funcionaron y al día de hoy ninguno de estos 10 programas, a los cuales se les destinó alrededor de 2.6 billones de pesos, sirven para eliminar las fuentes de discriminación de los grupos vulnerados.

Entre los programas analizados, el IMCO resalta tres casos: Prospera Programa de Inclusión Social, Estancias Infantiles y el Programa de Desarrollo Integral de las Personas con Discapacidad.

En el caso de Prospera, el programa fue eliminado y sustituido por un programa educativo de transferencias no condicionadas, es decir, de transferencia directa a los beneficiarios, pero sin los componentes de salud y alimentación, para este el gobierno federal destinó 68.5 mil millones de pesos.

De acuerdo con evaluaciones hechas por el Banco Mundial en 52 países donde se replicó el programa Prospera, se tuvieron impactos positivos en salud, educación, y nutrición de los beneficiarios gracias las transferencias condicionadas, sistema eliminado por la actual administración.

Leer: Más desigualdad: Un solo hombre concentró en 2018 el equivalente a lo que tenían 60 millones de mexicanos

“Al perderse la corresponsabilidad, se debe garantizar que los componentes de salud y nutrición sean atendidos a través de otros programas”, señala el IMCO, algo que el gobierno de López Obrador no está garantizando.

Otro de los casos menos atinados por los resultados obtenidos, es el de las Estancias Infantiles, programa que también fue eliminado y en cuyo lugar quedó un sistema de transferencias monetarias no condicionadas a los padres de los menores.

Para este año el programa recibió un presupuesto de 2.3 mil millones de pesos.

Según el análisis del IMCO este programa se modificó a pesar de haber obtenido buenos resultados en el pasado, y con las reglas actuales de transferencia directa a beneficiarios “no hay forma de garantizar que el subsidio se gaste efectivamente en enviar a los niños a una estancia infantil”.

Al dejar los recursos en manos de los padres y no de las estancias, la seguridad de los menores puede estar en riesgo además de que, con esta decisión, el gobierno “descarta la importancia de la educación en la primera infancia con la que se desarrollan habilidades críticas que incrementan el aprovechamiento educativo”.

También se dice que “se pone en desventaja económica a los padres que no tengan con quien dejar a sus hijos, pues el subsidio puede ser menor a los costos de las estancias”.

Leer: Recorte a estancias infantiles fomenta estereotipos y desigualdad de género: ONG

El Programa de Desarrollo Integral de las Personas con Discapacidad es otro de los casos que causa incertidumbre para todos sus beneficiarios debido a que se encuentra en riesgo de desaparecer.

Según el IMCO hasta el momento no hay reglas de operación para este programa  y la institución a cargo (CONADIS) no tiene titular desde noviembre de 2018. Lo que se plantea para sustituirlo es una pensión para personas con discapacidad.

Sin embargo esta pensión “no elimina las barreras que enfrenta en su vida diaria” este sector de la población.

El análisis del IMCO plantea que si bien, las evaluaciones anteriores mostraron que el programa tenía retos por la falta de un plan estratégico y de un registro de productos, es necesario contar con una estrategia para sumar la perspectiva de discapacidad en las políticas públicas.

Para 2019 el Programa de Desarrollo Integral de las Personas con Discapacidad recibió un presupuesto de 53.91 millones de pesos, el más bajo de los 10 programas analizados.

Aunado a la incertidumbre que hoy viven los usuarios de estos tres programas, otros dos fueron eliminados: la Cruzada Nacional contra el Hambre, cuya cancelación se anunció y no se sustituyó por alguna otra estrategia,  y el de los Comedores Comunitarios que no contó con presupuesto ni reglas de operación para 2019.

Leer: México superaría la pobreza hasta 2035, estima la Cepal

Tras el análisis el IMCO concluye que hay “incertidumbre en el presupuesto”, pues la mayoría de los cambios en los programas se determinaron después de definir el presupuesto para 2019.

Además de que cuatro de los cinco programas con mayor presupuesto se convirtieron en transferencias monetarias no condicionadas o con requisitos mínimos, como los casos de las estancias y Prospera, lo que no necesariamente resuelve las necesidades de los grupos vulnerados.

“El programa Prospera perdió los criterios que garantizaban impactos positivos en sus beneficiarios. Se convirtió en una beca con requisitos mínimos y se eliminó la corresponsabilidad y el monitoreo de los beneficiarios en términos de alimentación y salud”, señalan.

Ante esta situación, el IMCO propone máxima transparencia en los criterios, procesos y evaluaciones de los programas, garantizar que las políticas protejan a los beneficiarios contra riesgos sociales y evaluar periódicamente la efectividad de los programas.

Los 10 programas sociales analizados por el IMCO fueron:

Pensión para Adultos Mayores

Prospera Programa de Inclusión Social

IMSS Prospera

Programa de Estancias Infantiles

Programa de Acción Específico Prevención y Atención de la Violencia Familiar y de Género  

Programa de Prevención y Atención de VIH / Sida y otras ITS

Programa de Coinversión Social

Programa de Desarrollo Integral de las Personas con Discapacidad

Cruzada Nacional contra el Hambre

Comedores Comunitarios

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