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10 funciones de Excel "que todos deberíamos aprender", según la Universidad de Harvard

Usar una hoja de cálculo puede parecer una tarea tediosa, pero es importante conocer las fórmulas adecuadas para ganar tiempo y ser más productivos. Estas son las que recomienda la Universidad de Oxford.
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8 de abril, 2019
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Rellenar un Excel puede parecer lo más tedioso y aburrido del mundo. Sin embargo, el sistema de hojas de cálculo que lanzó Microsoft a finales de los 80 puede ser mucho más interesante y útil de lo que muchos imaginan.

Según la prestigiosa Universidad de Harvard (en Massachusetts, EE.UU.), 10 de las 500 funciones que ofrece el programa son básicas y necesarias, y “todos deberíamos aprenderlas”.

La institución educativa destacó en su sitio web Harvard Business Review que 750 millones de personas trabajan a diario para mantener Excel actualizado, y que el producto de Microsoft se destaca de otras aplicaciones de cálculo.

“Llevamos una década enseñando y probando Microsoft Excel”, se lee en la revista digital. “Una encuesta que elaboramos a varios empleados de oficina sugiere que pasamos más de un 10% de nuestra vida laboral haciendo hojas de cálculo”.

“Para quienes trabajan en investigación y desarrollo o finanzas, esa cifra se eleva al 30%, unas 2,5 horas al día”.

El problema es que no todos ellos son igual de buenos a la hora de manejar las hojas de cálculo o conocen las fórmulas básicas.

A continuación, te mostramos un decálogo de funciones Excel que la Universidad de Harvard considera “especialmente fáciles de aprender” (necesitas unas dos horas en total) y que “pueden marcar la diferencia” a la hora de “ahorrar tiempo y mejorar la productividad”.

universidad de harvard

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La Universidad de Harvard dice que usar bien ciertas funciones de Excel puede ser clave para ganar tiempo y productividad.

1. Pegado especial (10 minutos de aprendizaje)

Excel permite copiar toda la información de una selección de celdas y pegar los datos en otras celdas especificadas, pero puedes utilizar una opción llamada “pegado especial” para pegar la información de otra manera.

El pegado especial sirve para que puedas elegir qué elementos copias y cuáles no. De esa manera evitas copiar formatos o fórmulas indeseadas.

¿Cómo ejecutarlo?: cuando copies lo que hay en tu celda (Ctr+C) pulsa Ctrl+Alt+V para hacer un pegado especial y selecciona lo que quieres copiar. Alt+E+S+V es el comando para pegar esos elementos. También puedes usar el menú desplegable y elegir la opción en el cuadro de diálogo.

2. Insertar varias filas (2 minutos)

A veces, necesitas añadir varias filas de vez a una tabla, y hacerlo una por una no siempre es lo más práctico. Esta función agiliza la tarea.

¿Cómo ejecutarlo?: usando un atajo del teclado (Ctrl, shift, +) selecciona el número de filas que quieres agregar y haz clic en el botón derecho para insertadas. También puedes usar el comando “Insertar filas de hoja”, siempre y cuando selecciones antes las filas que vas a añadir.

3. Relleno rápido (30 minutos)

“El relleno rápido (Flash Fill en inglés) es como magia y puede usarse en diferentes situaciones”, se lee en la Harvard Business Review. “Es un ahorro de tiempo fantástico cuando necesitas ingresar o cambiar muchos datos de forma rápida y precisa; es un método asombroso”.

Se trata de un sistema que le permite a Excel aprender ciertas cosas del trabajo que haces e identificar patrones para completar algunas celdas, rellenándolas automáticamente.

Por ejemplo, sugiere un nombre completo si pones nombres y apellidos en dos columnas diferentes, o permite separarlos si los pones juntos.

excel

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El relleno rápido completa automáticamente los datos cuando detecta un patrón.

¿Cómo ejecutarlo?: debes pulsar Ctrl + E, o ir a la pestaña de “Datos” y activar “Relleno Rápido”. Si no te aparece esa opción, prueba en “Avanzado” y “Relleno Rápido Automático”, dice Microsoft Office en su página de ayuda.

4. Índice y coincidir (45 minutos)

“Índice” y “Coincidir” se usan ampliamente en Excel para realizar búsquedas complejas. Por separado no son demasiado interesantes, pero cuando las combinas se aprecia su poder, dicen los especialistas de Harvard.

Ambas permiten extraer datos y valores concretos que necesitas de grandes hojas de cálculo, de manera que “una tarea tediosa y rutinaria resulte rápida y sencilla”, explican desde la universidad.

Este método requiere un poco más de tiempo (y paciencia) para aprenderlo, pero te permitirá ser mucho más veloz a la hora de buscar ciertos datos.

¿Cómo ejecutarlo?: “Índice” tiene dos sintaxis: matricial y de referencia. La primera (matriz; núm_fila; ) sirve para hacer búsquedas. “Coincidir”(valor_buscado,matriz_de_busqueda;) se utiliza para encontrar la posición de un valor en una lista.

5. Suma rápida (2 minutos)

Según Harvard, esta es una de las primeras funciones que seguramente aprendiste en Excel: cómo sumar una fila o columna. Pero, ¿sabías que puedes seleccionar la celda al final de una fila o columna en apenas unos segundos?

¿Cómo ejecutarlo?: Selecciona la celda y haz clic en Ctrl + Shift + = para activar la función. Equivale a “Autosuma”.

hombre escribiendo fórmulas en una pizarra

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Cuando manejas grandes cantitdades de datos, es útil usar la fórmula adecuada.

6. CTRL Z / CTRL Y (1 minuto)

Probablemente ya sepas que el Ctrl + Z se usa para revertir errores. Pues bien, existe otra opción para recuperar lo que borraste: el comando Ctrl + Y.

Es como un pase gratuito que te salva de cualquier problema, dice la universidad estadounidense.

¿Cómo ejecutarlo?: muy fácil: pulsa Ctrl + Y para revertir cualquier “error” que eliminaste con Ctrl + Z.

7. Eliminar duplicados (10 minutos)

Esta fórmula es sencilla y rápida de usar. Obviamente, sirve para lo que uno esperaría: eliminar valores que se repitan en cualquier conjunto de datos en Excel.

La Universidad de Harvard recomienda colocar en otra hoja lo que desees borrar. El sistema deja por defecto el primer valor que aparece en la tabla.

¿Cómo ejecutarlo?:seleccionar la tabla, ve a la pestaña “Datos” de Excel y haz clic en “Quitar Duplicados”. El programa te preguntará a qué columna le aplicarás ese cambio.

mujer usando laptop

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Agrupar los datos puede ser sencillo, pero ¿cómo encontrarlos en Excel de forma eficaz?

8. Congelar paneles (15 minutos)

Inmovilizar filas y columnas puede servir para contrastar datos que tienes lejos de otros en la hoja de cálculo. Al hacerlo, los verás en la pantalla cuando navegues por ella.

¿Cómo ejecutarlo?: elige la parte de la hoja de cálculo que quieres congelar y haz clic en el menú “vista” o “visualización”. Después selecciona “inmovilizar fila superior” e “inmovilizar columna”, haciendo clic en lo que quieras congelar.

9 F4 (10 minutos)

F4 tiene dos funciones específicas en Excel: crear una referencia absoluta y repetir tu acción o comando más reciente.

¿Cómo ejecutarlo?: sencillamente, pulsa F4 cuando quieras hacer una de esas dos cosas. La mayoría de las veces repetirá la última acción. Si presionas la tecla mientras tienes resaltada una celda con una fórmula, te dará opciones de posibles referencias.

10 Ctrl + flechas (5 minutos)

Esta opción es especialmente práctica para grandes bases de datos, pues permite acceder a la última cifra en cuestión de segundos, sin pasear por toda la tabla de forma manual.

¿Cómo ejecutarlo?: ejecuta el comando con Ctrl + Abajo para llegar al final de documento, o desplázate por él con las flechas. También te servirá para seleccionar datos en segundos y maximizar tu productividad.


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Amnistía Internacional

Suprema Corte ordena a Fiscalía de SLP investigar de nuevo si muerte de Karla Pontigo fue feminicidio

Los ministros avalaron que se anule la investigación que observaba el fallecimiento como un accidente, que se investigue nuevamente con perspectiva de género
Amnistía Internacional
13 de noviembre, 2019
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La fiscalía de San Luis Potosí deberá volver a analizar el caso de la muerte de Karla Pontigo, esta vez con perspectiva de género. Los magistrados abren la puerta a examinar a las autoridades que participaron en una investigación irregular.

La Sala Primera de la Suprema Corte de Justicia de la Nación (SCJN) aceptó por unanimidad la reclamación de la familia de Karla del Carmen Pontigo Lucciotto, muerta el 29 de octubre de 2012 en San Luis Potosí. Los cuatro magistrados presentes en la audiencia avalaron el proyecto firmado por el ponente Alfredo Gutiérrez Ortiz Mena y que pide que se anule la investigación que observaba el fallecimiento como un accidente, que se investigue nuevamente con perspectiva de género y que se valore investigar, administrativa o penalmente, a las autoridades que participaron de las pesquisas.

Lee: Esta es la versión oficial de la muerte de Karla Pontigo para que se investigue feminicidio

La decisión llega después de siete años en los que Esperanza Lucciotto, madre de la víctima, ha peleado para demostrar que su hija no murió víctima de un accidente, sino que fue asesinada. 

Karla Pontigo tenía 22 años, había terminado sus carreras de estilista y sistemas computacionales y estudiaba masaje terapéutico. Todo ello lo compaginaba con trabajo en un spa y en la discoteca Play. Allí la iba a recoger todos los días su hermano. También el fatídico 28 de octubre en el que se la encontró malherida y en medio de un charco de sangre. Al principio, los empleados de seguridad no quisieron dejarle entrar al local.

Un día después, Karla Postigo estaba muerta. Y su familia comenzaba un calvario. Sus intentos por saber qué ocurrió con la joven se encontraron con las irregularidades y omisiones de fiscales, policías y jueces. 

Te puede interesar: Estado oculta feminicidios cometidos por crimen organizado y no investiga, acusan activistas de 23 entidades

La única tesis a la que se dio validez fue la del accidente. Según los investigadores de la Procuraduría General de Justicia de San Luis Potosí, Karla murió al chocar contra un cristal. Por este motivo, la investigación señaló al gerente del local por “homicidio culposo”, es decir, por cometer una imprudencia. Su familia siempre denunció que se trataba de un feminicidio. Ahora la justicia tendrá que iniciar nuevamente todas las investigaciones. 

“Me siento bien, contenta, pero con sentimientos encontrados”, dijo Esperanza Luciotto. La víspera mostraba confianza en la decisión de la Corte. Después de que los ministros le diesen la razón, la mujer sintió una alegría extraña. Tiene que ser difícil explicar ese sentimiento: satisfacción porque siete años después alguien te haga caso, pero todo dentro de la tragedia que es perder a una hija. 

Para sobrellevar la tensión, Luciotto se acompañó de Irinea Buendía, madre de Mariana Lima, la primera víctima de feminicidio cuyo caso tuvo que volver a ser investigado por mandato de la Corte Suprema, y Araceli Osorio, madre de Lesvy Berlín, asesinada por su pareja en 2017 y víctima también de un irregular proceso judicial en el que se puso en cuestión la versión de que la mataron por el hecho de ser mujer. 

“Ella entiende el dolor tan grande que siento”, dijo.

“Ahora hay que ver cómo va a trabajar la Procuraduría, cómo va a trabajar la Fiscalía y que se pongan a hacer lo que les dijeron”, añadió Lucciotto.

En realidad, el camino que tiene por delante es tremendamente complejo. Implica desandar siete años de investigación irregular y regresar al punto en el que ministeriales, fiscales y policías no hicieron bien su trabajo. 

“Ahora vamos empezando con esa justicia que hemos estado luchando, para que ahora sí nos la den de verdad”, dijo.

Animal Político consultó a la Fiscalía de San Luis Potosí sobre los pasos a dar en los próximos meses, así como sobre el estado de la investigación derivada de la recomendación de la CNDH 55/2015, en la que se llega a señalar a ocho funcionarios públicos. Al cierre de la nota no había recibido respuesta. 

Lo que tiene Esperanza Lucciotto por delante no es fácil pero, al menos, la Corte le ha dado la razón. Ahora lo que toca es “reiniciar la investigación”, explica Ana Sandra Salinas Pérez, abogada de la Fundación para la Justicia y el Estado Democrático de Derecho. 

El primer paso es que la Suprema Corte elabore un documento llamado “engrose”, en el que se notifica a todas las partes la sentencia. A partir de ahí, dice la abogada, “comienza la etapa de cumplimiento”. 

Por una parte, toca a la Fiscalía revisar todo lo que no hizo desde aquel 28 de octubre de 2012, en el que Karla apareció en la discoteca Play en un charco de sangre. Por otro lado, la familia podrá intervenir en las pesquisas, ya que la sentencia ordena que sean consideradas como lo que son, como víctimas. 

“Estamos viviendo un momento de cambios. Entonces era Procuraduría, ahora es Fiscalía, hay una transformación en cómo es la procuración de justicia”, dijo.  La abogada demanda equipos interdisciplinarios que puedan agilizar las investigaciones y transparencia hacia los familiares. “Ya no van a poder decir que nos niegan información porque está clasificada”, dijo. 

“Una medida de reparación es en sí mismo conocer la verdad y la Corte lo deja claro, que lo que ha habido es una simulación de la justicia”, afirmó. Al mismo tiempo, reivindicó que se conozca qué ocurrió en los últimos momentos de vida de Karla, pero también en el hospital, cuando la familia de la víctima fue coaccionada para donar sus órganos. 

La sentencia también ordena analizar el papel de las autoridades. Y esto también corresponderá a la Fiscalía, ya que, según la abogada, no es necesario crear nuevos grupos. “Queremos que se haga investigación efectiva, eficaz, y si alguien incurrió en comisión de delito o responsabilidad administrativa, se le sancione”, sentenció.

 

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