A principios del siglo 20, el dramaturgo irlandés George Bernard Shaw afirmaba que el único hombre sensato que conocía era su sastre. “Toma mis medidas de nuevo cada vez que me ve, mientras que el resto continúa con sus viejas medidas y espera que yo encaje en ellas”.
El enfoque de Shaw es obligado para las empresas: crear soluciones específicamente diseñadas para satisfacer al cliente en lugar de que el cliente sea quien se ajuste al producto.
Cada año, la consultora IDC evalúa la capacidad y la estrategia empresarial de los proveedores de tecnología para ofrecer mejores servicios de automatización y optimización de flujos de trabajo a sus clientes. De hecho, las empresas que deben procesar y gestionar grandes volúmenes de documentos –generando gran cantidad de información cruzada– enfrentan el reto de racionalizar sus procesos para que el negocio continúe creciendo
Los especialistas recomiendan diseñar un mapa de procesos o una representación visual de todos los procesos productivos que realiza una empresa e identificar cómo éstos se relacionan para lograr resultados. Además de detectar posibles fallas técnicas o humanas que afecten el proceso. Este mapeo es relativamente sencillo, lo complicado es hacerlo verdaderamente útil para todos los miembros de la organización.
Entre las empresas de tecnología que en México ofrecen servicios de consultoría para identificar sus procesos en gestión de documentos, la japonesa Kyocera está incluida en el informe IDC MarketScape como alternativa de soluciones que se adaptan a clientes de todo tipo y empresas de diferentes tamaños. Kyocera ha implementado sus soluciones en departamentos operativos con procesamiento de pedidos y contabilidad –donde deben introducirse manualmente datos para estandarizar plantillas o sistemas– y en industrias específicas de manufactura, finanzas, asistencia sanitaria o legal.
