La importancia de evaluar a tu empresa

Un diagnóstico a tiempo sobre la gestión documental de un proceso pueden ahorra dinero a la compañía y contribuir a simplificar el flujo de información.

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Las consultoras especializadas en gestión de procesos coinciden en que la evaluación constantes del funcionamiento de la empresa equivale a incrementar productividad, competitividad y, como consecuencia, crecimiento de la compañía.

Uno de los principales retos en el proceso de cada empresa es el manejo de documentos. Según el giro, la complejidad y la especialidad de la gestión documental implicarán una solución para mantenerlos ordenados y archivados correctamente para poder compartirlos entre colaboradores internos y externos. Un manejo adecuado de documentos permite ahorrar dinero y espacio.

El procesamiento de información en cualquier organización es crítico. Involucra capital humano y espacio físico de almacenamiento. También requiere cuidado en la integridad de la documentación y la preservación de su seguridad. Esto sumado a la celeridad que se requiere para acceder a la información archivada.

Entre las alternativa que en México pueden ofrecer soluciones de gestión documental por medio de dispositivos multifuncionales, la japonesa Kyocera ofrece el servicio Total Document Solutions (TDS) para realizar un diagnóstico de una hora que identifica los retos del negocio y optimiza su flujo de trabajo, desde que se genera un documento hasta su archivo y resguardo.

La Evaluación TDS ha sido utilizado en instituciones educativas, oficinas gubernamentales y empresas que buscan reducir la complejidad y el costo de sus procesos documentales.

El diagnóstico de Kyocera se genera a partir de un primer paso fundamental: escuchar al personal clave para entender la forma como opera y sus procesos relacionados con documentos. En esta evaluación también se examinan el hardware y el software usado en la empresa, así como los datos volumétricos, de energía y costos estimados.

En la mayoría de los casos, el examen descubre soluciones simples e intuitivas que mejoran la productividad y controlan los costos. De esta manera, la Evaluación TDS puede sugerir mejoras que las oficinas no habían considerado para introducir eficiencias tecnológicas. El resultado se entrega en un informe que muestra exactamente qué procesos se pueden optimizar en el caso estudiado y cuánto dinero se puede ahorrar.

Si te interesa conocer la Evaluación TDS, manda un mail a [email protected]

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