Pese a que en primera instancia el término parece muy especializado, la gestión de datos no es otra cosa que administrar la información de cualquier segmento del sector público o privado mediante el uso de sistemas que garanticen su acceso, consistencia, integridad y seguridad.
Desde luego, los datos generados en estas entidades revierten mucha relevancia, pues manejados de la forma adecuada son la fuente primordial de su negocio. Por esa razón, gestionar, filtrar e interpretar informaciones y documentos mediante sistemas inteligentes y de manera fácil, clara y segura es nodal para cualquier organización.
Sin embargo, la tarea no es tan fácil como suena. En tanto que se trata de información delicada que necesariamente implica a tus clientes, lo más conveniente es que tu empresa u oficina sea asesorada por expertos que la evalúen y te ofrezcan la alternativa más segura y eficaz. Además, si el procedimiento se realiza adecuadamente, lograrás un rendimiento óptimo entre tus colaboradores, pues al mejorar la gestión de datos ellos podrán hacer un trabajo más eficiente.
Ahora bien, ¿cómo mejorar tu gestión de datos? Los especialistas de la empresa Kyocera, uno de los líderes mundiales en gestión e impresión de documentos, ofrecen algunas recomendaciones.
Apóyate en un CRM. Customer Relationship Management (CRM) es un término que se refiere a la gestión de relaciones con los clientes. Contar con una plataforma de gestión digital es muy importante para tener en un solo lugar tus contactos e información sobre el trabajo de ventas y mercadotecnia. Igualmente se utiliza para dar seguimiento a la productividad del equipo y verificar el cumplimiento de los objetivos.
Aprovecha las herramientas digitales. Te serán indispensables para almacenar los archivos de tus clientes. No es lo mismo dar un seguimiento al desarrollo de tus clientes guardando sus datos que almacenar archivos de alta sensibilidad o permanentes. Usualmente, se utilizaría un cuarto con miles de cajones para guardar esos papeles, pero eso significa tomar una parte de tu oficina y contratar a una persona para ordenar y localizarlos.
Organiza tus archivos. Si bien tener tu información en la nube aporta mucho a la gestión de datos, todo debes hacerlo de manera organizada. Si tienes los datos en la nube, pero no están ordenados de forma correcta, lo único que harás es perderlos o gastar demasiado tiempo en encontrarlos. Igual a que si los tuvieras en cajones.
Respalda todo. La nube es segura, pero aun así no dejes de tomar medidas de seguridad digitales para no exponer la información de tu empresa y clientes. Una de estas medidas de seguridad es hacer un respaldo constante en un disco duro, ya que cualquier falla del sistema puede parcialmente exponer o borrar la información.
