Aunque a simple vista pareciera que un equipo multifuncional y una impresora son lo mismo, en realidad existen muchas diferencias entre ambos.
La impresora posee características que la hacen muy particular. Por ejemplo, permite imprimir texto o gráficos tanto en negro como en color, la mayoría puede conectarse a wifi, es veloz y de alto y poco volumen y suele ser de láser o inyección.
Por su parte, el multifuncional permite escanear, imprimir, enviar faxes y fotocopiar en blanco y negro y en color, se conecta a wifi y también a aplicaciones de gestión de documentos, tiene gran capacidad de almacenamiento de papel, cuenta con muchas velocidades de impresión y siempre utiliza tecnología láser.
Ahora bien, ya que logramos identificar las diferencias estamos en condiciones de analizar las dos propuestas y, puestas en perspectiva, poder decidir qué nos conviene más para nuestra empresa, oficina o negocio.
Lo primero que podrías hacer es considerar que tanto la impresora como el multifuncional no se tratan solo de equipos que imprimen lo que necesitas en el momento, sino que también son un aliado potencial para tus colaboradores y pueden ayudarte a alcanzar mayor productividad y rentabilidad en tu compañía.
Sin embargo, para elegir la opción correcta requieres conocer otros parámetros que te ayuden a evaluar en qué equipo invertir. Los expertos de la empresa Kyocera, líder mundial en gestión e impresión de documentos, nos comparten los principales cinco factores que deben ser analizados.
El giro de tu empresa o negocio. Las oficinas no son iguales en todos lados, por eso una de las razones por la cual elegir tu equipo dependerá del gremio en el que trabajes. Por ejemplo, las necesidades de una oficina legal son muy distintas a las de una institución de salud; si logras entender lo que necesita tu área o equipo será mucho más sencillo elegir qué equipo comprar. Puedes ayudarte planteándote unas simples preguntas: ¿Mi industria necesita impresiones en blanco y negro o a color? ¿Qué requisitos deben cumplir mis documentos impresos? ¿Qué tipo de escaneo necesita mi oficina para ser más eficiente o mejorar procesos? ¿Necesito que mi equipo se conecte a aplicaciones móviles?
Los tamaños y los flujos. Aunque tu volumen de impresión no dependa del tamaño de tu equipo o espacio de trabajo, sí debes tomar en cuenta cuántos equipos de impresión son necesarios para cubrir cada área. Este es el momento donde debes empezar a estudiar tus procesos y flujos para diagnosticar qué requiere tu oficina. Es decir, debes calcular el tamaño de tu equipo y analizar lo que hace cada área para así tener un número aproximado de impresiones o de horas donde más se utilizan los equipos.
Cantidad de impresiones. Está claro que el volumen de impresiones no depende del número de colaboradores, pero sí de tu industria y necesidades de tus clientes. Este factor también depende de tu análisis, más numérico, sobre el flujo de impresiones que tiene la oficina. Es necesario que tú y tus colaboradores realicen un diagnóstico para medir qué capacidades necesitan de un equipo de impresión. Con esos números tomarán una decisión más racional y adecuada para toda la oficina.
Piensa en un futuro tecnológico. Tu equipo de impresión dependerá de qué aplicaciones digitales necesitas o planeas usar. Para hacer una compra requieres estar seguro de que será funcional y el equipo servirá para tus metas a mediano y largo plazo. Si necesitas un equipo de impresión que se conecte a la nube porque ahí gestionas tus documentos, no consideres un equipo que no tenga la capacidad de hacerlo. Es primordial que evalúes el futuro de tu empresa para invertir en equipos de impresión, especialmente con un mundo que cambia constantemente.
Tu personal. Entre más grande sea tu empresa, más diversidad tendrás en tu equipo de trabajo. Por ello, un factor importante a tomar en cuenta es que la inversión que realices en equipos de impresión se adapte a las necesidades de cada colaborador. Esto es, que sea una herramienta inclusiva y que pueda ser utilizada por personas con alguna discapacidad sin ningún problema.
