Actas, cartas, escritos, contratos, escrituras, así como facturas, recibos de nómina, expedientes y otros documentos son de vital importancia para tu empresa, negocio o institución, pues contienen información delicada y de ninguna manera deben de estar a la mano de cualquier persona.
Por ello, la confidencialidad de estos archivos es un asunto que debe tratarse con la mayor seriedad, pues no basta con guardarlos en algún cajón y pensar que ahí estarán seguros.
Hoy en día la tecnología nos permite preservar cualquier documentación de manera segura y eficaz. Hacerlo suena complicado, pero en realidad no lo es, pues existen varias herramientas y aplicaciones digitales que nos facilitan la tarea de proteger los archivos de manera segura y ordenada, con lo que podrás garantizar la privacidad y confianza de tus clientes.
Los expertos de la empresa Kyocera, líder mundial en gestión e impresión de documentos, nos presentan varias alternativas que podemos poner en marcha para cambiar la forma en que preservamos nuestros documentos confidenciales.
Digitaliza los archivos. El paso más importante para proteger un documento es digitalizarlo. La forma más sencilla es escanearlo y, posteriormente, guardarlo en una nube segura y en un disco duro. Posteriormente será necesario que establezcas un protocolo para ordenarlos (por nombre, fecha, tema, etcétera) y que su búsqueda sea rápida.
Utiliza una aplicación óptima. Cuando tus archivos ya estén digitalizados, algo muy relevante es que solo tú podrás dar acceso a dichos documentos a quien consideres conveniente. Para que ello sea óptimo invierte en una buena aplicación que te alerte cuando una persona acceda a documentos de tu nube y sepas dónde y cuándo fue abierto.
Controla todo desde donde estés. Con una aplicación digital óptima podrás tener el control de los archivos desde cualquier parte. Por ejemplo, podrás consultarlos, enviarlos, administrarlos y saber quién los está leyendo o utilizando. Acceder a tu oficina desde tu teléfono hará más fácil tu trabajo y mantendrá todos tus archivos a salvo.
No todas las nubes son seguras. Antes de subir tu información a la nube asesórate con expertos en seguridad digital. Estos te recomendarán las empresas con los servidores mejor protegidos y de doble verificación y te ayudarán a diseñar las mejores contraseñas, entre otros beneficios.
Invierte en un equipo multifuncional. Si deseas ejecutar las acciones aquí recomendadas, te sugerimos que inviertas en un equipo multifuncional que tenga las capacidades para lograrlo: escanear, conectarse con aplicaciones digitales, enlazarse a wifi, etcétera. Y también consulta a un asesor de soluciones que te ofrezca todas las aplicaciones que necesita tu empresa.
