La transformación digital ha revolucionado el sector educativo. Internet ofrece una oportunidad inmejorable a escuelas y universidades para cumplir su mayor objetivo operativo: ahorrar costos de impresión. ¿Cómo pueden conseguirlo? Un programa de Kyocera ofrece las herramientas clave.
La principal estrategia en los centros mexicanos debe pasar por dedicar los recursos suficientes a las mejoras en procesos y actividades. La nueva movilidad y las formas de enseñanza que han traído la educación 4.0 demandan un nuevo enfoque de la impresión.
Esto puede pasar por aumentar el control sobre los dispositivos, por mejorar la coordinación de alumnos y profesores o por migrar más operaciones a la nube. Y por supuesto, por apoyarse en la tecnología de impresión más competitiva.
Cuotas de impresión, clave para ahorrar costos
Es normal que tu escuela o universidad haya visto incrementados sus volúmenes de impresión en los últimos años. A pesar de la digitalización de la enseñanza, el papel sigue siendo vital para los docentes en su día a día, y estos no han hecho otra cosa que aceptar a más y más alumnos.
Además, también es lógico que no todos los usuarios que tienen acceso a las impresoras estén del todo capacitados para hacer una buena gestión de estas.
Por eso una buena estrategia para poner límites a las cargas que sufren tus dispositivos son las cuotas de impresión. Con ellas tendrás un control más preciso de quién imprime qué, para así ajustar los costos de impresión y ganar recursos en otros departamentos.
Kyocera Cloud, Print and Scan es un software de impresión que te permite establecer políticas de impresión con apoyo de la nube y el ahorro de espacio y costos que caracteriza a ese tipo de plataformas. Con ella mejorarás tu flexibilidad y productividad trabajando desde los entornos de Google y Microsoft.
Gestiona las impresiones a color
No son necesarias ni en todos los trabajos ni en todos los contextos. Las impresiones a color son notablemente más caras que las monocromáticas, y pueden estar suponiendo un sobrecosto importante para tu centro educativo en el día a día.
Ahora bien, está demostrado que las impresiones a color mejoran la memoria y la capacidad de atención de los estudiantes, permiten afianzar el aprendizaje visual en todas las edades, agiliza la localización de documentos y mantiene actualizados a los estudiantes con necesidades especiales.
¿Cuál es entonces la solución? Kyocera trabaja para que la impresión a color no tenga por qué ser un privilegio. Con Tiered Color System y Tiered Color Monitor podrás personalizar el consumo de color del tóner por trabajo, estableciendo niveles: simple, business y creativo. Esto te ayudará a no desperdiciar tinta en documentos que no la necesitan.
Todo ello sin olvidar que el software le ofrecerá información actualizada y permanente sobre el uso que cada dispositivo hace del color. Así sabrás identificar con más facilidad qué máquinas están desajustadas.
Herramientas de Kyocera centralizan la gestión de impresoras
Estudiantes que imprimen desde sus móviles, docentes que trabajan a distancia, flotas que se reparten entre varias instalaciones; si tu escuela o universidad no tiene una visión clara de la impresión que maneja, no podrá nunca mejorarla.
Y en este sentido los datos actualizados son fundamentales para prevenir y detectar problemas. La mejor solución documental para abordar esta cuestión es Kyocera Net Manager, una herramienta integral que centraliza todos tus trabajos de impresión, escaneo y copia en una misma plataforma.
Genera informes sobre el consumo de impresión de cada máquina, saca provecho a la impresión móvil para reducir la dependencia de los equipos, automatiza la revisión de datos y restringe la impresión a usuarios no autorizados. Todo ello en cuestión de minutos.
¿Cómo manejar datos de impresión?
La información es poder. Y en el caso de tu centro educativo todavía lo es más por la cantidad de impresoras y procesos que tienes que supervisar día a día, hora a hora y minuto a minuto. Por eso los datos son y serán vitales en todas tus decisiones.
Al multiplicarlos y, sobre todo, acelerar los plazos con los que los consigues, estarás obteniendo una ventaja competitiva muy importante tanto para ahorrar costos de impresión como para identificar nuevas áreas de mejora y crecimiento.
MyQ es la solución documental que estás buscando. Convierte tu escuela o universidad en el centro de referencia de México con una herramienta que te permitirá disparar tu eficiencia estableciendo cuotas y recopilando todos los datos de tu actividad en tiempo real.
Con sus informes conseguirás la información que necesitas corregir posibles desajustes y dedicar más recursos donde más se necesiten. MyQ viene con paneles de control que te capacitarán para identificar el nivel de impresión de cada usuario, y así sus costos vinculados. Esto, con la protección total de los procesos y la confidencialidad que necesitan tus usuarios.
La impresión en la escuela no tiene por qué ser un gasto; puede ser una inversión. Y además una de tipo estratégico. Solo necesitas integrar las mejores soluciones documentales en tu centro, para afrontar los retos mexicanos del sector.
Si quieres más información sobre estrategias a seguir para mejorar la impresión de tu centro educativo, te recomendamos que te descargues y leas el más reciente eBook de Kyocera: “Cómo superar los retos de impresión en centros educativo”.
Esta publicación se realiza con información de KYOCERA Document Solutions México como parte de las alianzas estratégicas de Grupo Editorial Criterio.
