¿Y si se filtra un currículum? ¿Y si alumnos con necesidades especiales ven expuestos sus datos? ¿Y si alguien externo tiene acceso a archivos confidenciales del centro? Para las escuelas y universidades actuales, hacer uso de soluciones documentales adecuadas es fundamental si quieren mantener la seguridad de la impresión.
La movilidad ha revolucionado la enseñanza resolviendo retos que el sector mexicano arrastraba desde hacía décadas. Pero al mismo tiempo ha hecho visible las debilidades en materia de protección que existen cuando se opera a distancia, aparecen entornos cloud y, en general, aumenta la flexibilidad.
Por eso es imposible entender el crecimiento de un centro educativo moderno sin atender la seguridad de la impresión. Y para ello resulta fundamental contar con la tecnología adecuada. Precisamente la que te ofrece Kyocera Document Solutions Mexico.
Retos de seguridad en la impresión dentro de las escuelas
Para resolver los problemas de tu centro antes es importante identificar las debilidades que presenta. Estas pueden variar en función del tamaño, la organización y los objetivos que tengan las instalaciones. Pero el sector comparte algunas dificultades principales.
- Falta de control en el intercambio de documentos: es habitual encontrar a un alumnado que tiene acceso a documentos sensibles desde fuera del centro. Que comparten información con sus padres sin permiso, e incluso que cooperan con docentes actuando ajenos a sus responsabilidades.
- Envío de impresiones fuera de la escuela: todos los documentos que salen de los dispositivos multifuncionales del centro hacia usuarios externos se escapan de la seguridad y las políticas de confidencialidad que puede aplicar la institución. Y esto es más habitual de lo que parece.
- Documentos desorganizados: ¿qué pasa cuando el mismo centro tiene sus datos repartidos entre diferentes departamentos? ¿y almacenados en buzones físicos olvidados? Exacto, que al final los docentes y los gestores saben quién tiene acceso a qué.
- Pérdidas de tiempo en los mismos documentos: con equipos mal configurados o desactualizados es normal que el personal del centro tenga que repetir más de una y de dos veces las mismas operaciones sobre los mismos trabajos de impresión.
¿Cuál es la solución a todos estos problemas? Exacto, el uso de herramientas documentales capaces de cubrir todos los frentes para reforzar la seguridad de una forma centralizada. Y para eso Kyocera te puede ayudar.
MyQ, la aplicación de Kyocera para controlar documentos en la escuela o universidad
MyQ es la aplicación de Kyocera preparada para mantener el control y la confidencialidad de todos los documentos intercambiados o impresos en tu centro educativo. El software es capaz de cubrir tus flujos de trabajo, sin importar si son los alumnos, la administración o los docentes los que están interviniendo en ellos.
Emplea la función de Device Spooling para que todos tus trabajos queden retenidos a resguardo durante una semana en hasta 10 dispositivos. Así conservarás los datos en caso de apagón o de mantenimiento. Y eso no es todo, porque además podrás hacer copias de seguridad periódicas de toda tu base de datos.
MyQ, por otro lado, te permite incluir marcas de agua en todas las impresiones para evitar posibles filtraciones o robos. Esto garantizará que el control de tu centro se extienda fuera de las propias aulas. Al menos en lo que se refiere al aspecto documental.
En cuanto a los hábitos de tus usuarios, muchas veces por falta de formación o despistes, son ellos los que cometen las principales violaciones de seguridad. Pues con el software de Kyocera puedes controlar la liberación de trabajos con autenticación de personal mediante tarjetas, pines o contraseñas.
Seguridad digital con Kyocera Cloud Print and Scan
Trabajar en la nube ofrece muchas ventajas a las escuelas. Pero también genera nuevos retos de seguridad a afrontar. Los robos, las filtraciones y otros eventos físicos, son sustituidos por ciberataques, intercambios de datos y brechas de seguridad.
¿Cómo puedes controlar ese archivo confidencial que viaja de tu dispositivo de impresión al móvil de un docente desde fuera de la escuela? Este y otros escenarios sensibles para la seguridad son la especialidad de Kyocera Cloud Print and Scan.
Hablamos de una tecnología alojada en la nube de Amazon Web Services (AWS), e integrada con Azure Active Directory. Esta herramienta dispone de autenticación de usuarios para la liberación de trabajos, y se puede combinar con las principales plataformas cloud: Sharepoint Online, OneDrive, Google Drive y Box.com.
Refuerza la seguridad de tus documentos educativos al tiempo que ahorras costos con la configuración multitenencia del software. Kyocera Cloud Print and Scan además te ofrece informes de valor actualizados, refuerza tu impresión móvil integrándose con Kyocera Mobile Print, establece normas de impresión y cuotas, dispone de spooling local y, diferentes funciones de copiado.
En Kyocera saben que los retos de seguridad a los que se enfrenta tu centro educativo no son nada sencillos. Y que, además, van cambiando y endureciéndose a medida que crece la dependencia digital y los hackers se perfeccionan.
Por eso trabajan día a día mejorando nuestras soluciones y estudiando tus necesidades de impresión. Si quieres aprender a superar estos y otros retos del sector en materia documental, no dudes en descargar su más reciente eBook: “Cómo superar los retos de impresión en centros educativos”.
Esta publicación se realiza con información de KYOCERA Document Solutions México como parte de las alianzas estratégicas de Grupo Editorial Criterio.
